聚會:掌握活動的策劃技巧,打造良好的社群氣氛,增進人脈關係

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  閱讀使人充實,分享使人愉悅。文章結尾附有思維導圖,幫你梳理文中脈絡精華。歡迎閱讀,你離知識又近一步。

  

  今天分享的書籍是《聚會》。

  

  

  普裡亞·帕克(Priya Parker)「Thrive」實驗室的創始人,接受過沖突解決領域的專業培訓,曾為科技公司、建築公司、美容品牌和金融機構設計過聚會。在麻省理工學院學習過組織設計,在哈佛大學肯尼迪政治學院學習過公共政策,在弗吉尼亞大學學習過政治和社會思想。

  

  每個人都能成功地舉辦聚會。你不必是一個性格外向的人。(事實上,一些最出色的聚會策劃者都患有社交恐懼症。)你不必是一位老板或經理。你不需要有一幢豪華的房子。幸運的是,聚會的藝術並不取決於你的個人魅力或笑話的搞笑程度。當細膩的心思和(通常是無形的)結構融入聚會中,當主人有好奇心、意願和慷慨的精神去嘗試時,聚會就能水到渠成,石破天驚。

  

  本書提供了實用的主題聚會、團建、公關活動、社群運營等活動的策劃及組織思路和技巧,助你打造良好社群氣氛,增進人脈關係,達成聚會目標,讓每次相聚都成為平凡生活的高光時刻。

  01、確定聚會的目的

  

  

  

  我們為何聚會?我們為何會有意識地聚在一起?我們聚會是為了解決自己無法解決的問題?關於聚會的目的存在一個巨大的悖論:縱使有千千萬萬個相聚的好理由,我們卻往往不明白自己究竟為何而聚。在舉辦聚會的時候,很多人都會跳過第一步:致力於一個大膽、明確的目的。所以,首先我們要學會的就是聚會的目的,我們要為聚會打造一個大膽的、明確的目標。我們很多時候聚會是沒有目的的,我們常常是用類別來替代了目的。

  

  例如,回想一下你最近組織或參加的幾次聚會,一場社交活動、一次讀書俱樂部的活動,或一次義工培訓。如果我問你這些聚會背後的目的是什麼,很多人都會把他們應該在聚會上做的事作為回答。關於那個社交之夜,你或許會告訴我,那是為了幫助相似領域的人互相認識。那次讀書俱樂部的活動是為了讓大家共讀一本書。那次義工培訓是為了培訓義工。很多時候,這都是引導我們在規劃聚會時所遵循的循環邏輯。

  你或許會問「那有什麼問題嗎?」社交之夜的目的難道不是社交?是的,社交當然是目的。但如果這就是全部,那麼社交之夜會落入和其他無數個社交夜晚一樣的俗套:人們四處徘徊,尷尬地交換名片,殷切地用高八度的調子和他人寒暄。這種聚會可能不會讓任何人如癡如醉,反而會讓一些賓客備感尷尬或產生不安全感,甚至發誓不再參加任何社交之夜。

  

  也就是說,一旦我們用類別來介紹我們的聚會目的,那麼人們就會套用假設。所以最後就按部就班地走下去就好了,這時候你沒有一個活動能夠辦出自己的想法和初心。你在辦一個活動之前,你到底目的是什麼。

  

  例如,我用這場婚禮,核心是要表達我對我父母的感激,那這時候這個婚禮的,從裝飾到流程,到座位的安排就會不一樣。那假如我用這個婚禮,我是希望能夠讓和我的父親產生了矛盾的哥哥,能夠和父親的關係彌合,那麼這個婚禮就要重新設計。假如我用這個婚禮,是為了能夠表達我們倆之間的愛,讓所有人看到我們兩個人是最愛的,那麼你的婚禮應該怎麼樣設計,這都是完全不一樣的目標和目的。

  

  所以一個好的目的的特點是,它具有特定性,專註,而且特別,它的範圍是狹窄的,你的目標越集中,你越容易辦出讓大家心醉神迷的活動來。要知道,每一個活動都是具備獨特性的。

  

  例如,日本的一個茶藝大師,叫千利休。千利休在每次給大家做茶道表演之前,他會說一句話,翻譯成中文是什麼,叫「生命中永遠不會再發生同樣的一次瞬間」。就是,這個瞬間就是獨特的,哪怕我們喝茶已經喝了數千杯了,這一輩子喝了無數杯茶了,但是這一口茶一定是新的,我們倆見過很多次面,但是這一次見面,在我們的生命當中僅此一次。

  

  這就是千利休告訴大家的,茶道這麼一個看起來很枯燥、很緩慢、不斷重復的動作,每一次都會有獨特性。所以我們在舉辦活動的時候,獨特性是很重要的。要找到一個聚會的目的的方法,就是問為什麼,然後不斷地往下挖。這在商業當中,也是經常會用的一個手段。為什麼要這樣做,然後接著問為什麼。

  

  例如,有一對夫妻請作者去幫他們策劃一個鄰裡間的聚會,就是要請大家一塊兒吃個飯。後來作者就問他們,你們為什麼要辦鄰居聚餐?他說因為我們喜歡聚餐,而且我們每年都辦一次。那為什麼每年都辦一次?因為我們喜歡在初夏的時候,把鄰居們聚到一起。那為什麼你們喜歡初夏的時候,把鄰居們聚到一起呢?仔細想想,我認為這是一種,在忙碌了一整個學年之後,記錄這段時光並且重新建立連接的好方式,這很重要。為什麼那很重要呢?因為夏天我們有更多的時間可以聚在一起,重新提醒自己社區意味著什麼,並幫助我們建立友誼,讓社區生活變得更美好,而且更安全,讓社區成為一個能體現有利於孩子成長的價值觀的地方。

  

  當你這樣不停地問下去的時候,你會發現這麼一場聚會,其實它肩負著一個責任,就是讓大家更愛這個社區,讓大家在這個社區當中去傳遞正確的價值觀,示范給我們的孩子們看所以作者引用肯尼迪的話,換了一種說法,她說:不要問你的國家能為你的聚會做些什麼,而要問你的聚會能為你的國家做些什麼。就是我們要把聚會的意義上升到社會的高度,上升到為國家能夠做出貢獻的這種高度。

  

  所以作者講,目的是工具和護身符。目的既是工具,就是我們知道怎麼去組織這場活動了,也是護身符,保證我們不要跑偏。所以這是第一步,我們在組織一場聚會之前,首先去想想看我們的目的是什麼,我們到底要想觸動到人們心靈的哪個層面。

  02、選擇賓客和場地

  

  

  

  賓客名單是測試聚會目的是否明確的第一張「試紙」,是你把想法付諸認真執行的第一次機會。作者說:當你學會有目的地排除一些賓客時,你將開始有目的地組織聚會。

  

  1、選擇賓客

  

  以目的為導向,去設置你的賓客名單。好多人在做聚會的邀請的時候,被別人只要聽見了,就會不好意思,然後說那你也來吧,我們就隨便地放人進來,誰想來就讓誰來。這時候你要學會說「請不要來」。這個活動我們人已經滿了,我們的條件是什麼,所以那下次我們再邀請你,但這次我們的條件是這個。就是你主動地跟別人講,有些活動你是不能來的,這時候你對於來參加活動的人,是一種排除的恩惠。你讓那些不應該來的人來到現場,對他們來講,其實本身也是不負責任的。

  

  作者說,有一個叫作Scarabee的酒吧,Scarabee就是金龜子。金龜子酒吧是辦在一個擁有一所大學的小鎮上,酒吧的創始人覺得,這個小鎮沒有一個專為大學生開的酒吧,所有的酒吧社會上的人、大學生都可以在裡邊。所以他開酒吧,只為大學生提供服務。我們知道開了酒吧以後會受到很多的誘惑,外頭的人想進來,你拒絕就是在拒絕錢。但這個創始人堅定地說,不是學生絕對不讓進,所以他這個酒吧生意一直很紅火。就是因為那裡邊是純粹屬於大學生的這麼一個氣氛,這就是拒絕的力量,所以我們得甄選我們的參會的人。

  

  作者認為,聚會有要合適的規模。6個人左右的聚會,有利於建立親密關係。大家在經過了這種小範圍的、6個人左右的聚會以後,能夠變得很熟,能夠建立親密關係。然後12到15人的聚會,有利於對話,可以進行深入的交談。30個人的聚會就變成了一個派對了,你就需要有音樂,需要有啤酒,然後大家很熱鬧。場地越小就越親密。

  

  150人的聚會依然可以產生親密和信任,因為在150個人之內,每個人都可以看到對方。150這個數叫鄧巴數,社交當中的一個鄧巴數,就是一個人真正能夠保持交流的人數就是150人。雖然你的手機朋友圈裡邊有5000個人,但是這裡邊你能夠認識的、叫上名字的,或者經常有一些互動的,一般來講就在150這個數字上下,這個數字是你可以在活動範圍內能夠看得到的。所以150人的聚會,也能夠找到親密感。

  

  如果更多,形成了人海,那麼聚會的目的就不是交流和產生親密感,而是利用集體震動的能量。就是那種千人會場、5000人的會場,你會發現每一個人融在人海當中,你是看不到他的,但是這個震動的能量會對所有人產生影響。大家會一塊兒喊口號,一塊兒做一些事,大家在體育比賽的時候造起人浪,等等,那種氣氛是完全不同的感受。這就是不同聚會的人數和等級。同時場地是自帶腳本的,你選擇什麼樣的場地就決定了整個聚會的大部分的基調。所以千萬不要因為別人給你提供免費的場地,就跑去那兒做活動。

  2、選擇場地

  

  例如,有一個博物館的館長要給他們新來的館員們做培訓。他想怎麼樣能夠給這些新進入博物館的年輕人帶來一些啟發和沖擊呢?他找了一個就像我背後這樣的一塊空白的地,非常漂亮、很乾淨的一個空白的場地。博物館裡邊的一個廳清空了,清空了以後搬了幾十把椅子進去。他把這幾十把椅子全部插在了一起,就是互相拼插、塞著,搞成了一個巨大的裝置。

  當那些被培訓的年輕人進到這個房間裡邊的時候,一進門就呆掉了。幾十把椅子插成了一大堆,堆在那個地方是一個椅子山,然後所有的年輕人都呆在那兒不敢動,就覺得這個是不是有什麼玄機,有什麼設計在這兒,而且這些東西亂糟糟的,只要放在博物館空曠的房子裡,看起來都像藝術品,所以沒人敢動。

  學生們開始很猶豫,不知道該怎麼辦。然後過了一會兒,竊竊私語,最後有膽大的上去開始拆這個椅子,最後把椅子一個一個搬下來。之後,這個館長出面給大家解釋說,為什麼要設置這樣一個活動。館長跟他們講博物館的第一課,博物館裡的東西也是可以動的,博物館裡的東西是可以設置的,博物館會給我們帶來的感覺你們現在感受到了,它會讓一些東西變得崇高,但是它也是需要由人來擺放的,因為你們將來是幹這個工作的。

  

  場地可以轉移人們的狀態,轉移人們的心境,轉移人們此刻在想些什麼,所以我們要找到一個合適的場地。場地一定要有周長,就是要有一個封閉的空間。密度這裡邊有一些規律,就是多大的場地容納多少人,這裡邊大概是有一個統計數字的。如果你的娛樂場所有400平方英尺這麼大的一個面積的話,而你想打造一場精緻的晚宴,那麼就邀請20個人。相反,如果你想要一個熱辣的舞會,那你就邀請80個人來參加。總之一個規律就是,越擁擠親密度越高。你希望打造的是那種偏向精緻的,那面積就要相應地大一點,越偏向熟悉的、熱辣的、活躍的、音樂激烈的,那就要越小一點。這就是我們對於密度的一個大概的說法。

  03、拒絕完美主義

  

  

  

  聚會要拒絕完美主義,應該讓所有人坦誠相待,別端著。你不再覺得需要維護自己的形象、狀態這樣的感覺。

  

  1、讓人們保持真我

  

  作者曾經有一次在阿布紮比,要組織一場15個政要的活動。這15個人全是上級主管人,而且來自不同的國家,意見也不一樣,甚至不同的種族、不同的膚色。怎麼能讓這15個人不要端著呢,後來她想了一個辦法,叫作一五祝酒。要求每個人都要發表一個祝酒詞,每個人都要站起來,結合自己人生的某一個經歷,發表一個祝酒詞,讓大家更多地了解你的人生經歷,同時祝福今天。發表完了祝酒詞以後坐下來,最後一個發表祝酒詞的人做伏地挺身。

  然後到了現場,她就開始跟大家講這規矩。講到要做伏地挺身的時候,很多人就笑了。要做伏地挺身,現在開始祝酒。真的有人開始拿起酒杯來,鐺鐺鐺敲完,然後講自己的一個故事,講完故事以後開始祝福,氣氛逐漸地開始融化。等到最後發現,還剩三四個人、四五個人的時候,開始搶了。因為大家知道最後的人要做伏地挺身。開始搶,搶著祝酒,越來越熱鬧,到最後這15個人打成一片,非常開心。

  

  作者在聚會上也講了自己青春期的時候的一個非常隱私的事。就是你講出一個故事來,然後跟大家建立連接,打開了隱私象限,讓大家的公開象限變得更多。這時候就是增強連接的方法,讓人怎麼樣能夠放下防備,拒絕完美主義。

  

  所以在任何一場聚會當中,我們所追求的、希望得到的,都是一些新芽的演講。即興的、突然想到的、臨時碰撞來了靈感願意說的話,這種話是最珍貴的。聚會就應該把重心放在人身上。我們需要具備一些陌生人精神。你要願意跟陌生人打交道,願意認識陌生人。

  

  2、創造良性爭議

  

  在活動當中,甚至可以設計一些良性的爭議,就是有的聚會是可以討論問題的。什麼叫良性爭議呢?良性爭議是一種能夠幫助人們更仔細地審視自己所關切的問題的一種爭論,盡管產生良性爭議有風險,但會令人受益良多。接受良性爭議就是同意和諧並不是聚會中最崇高,更不是唯一的價值。良性爭議讓我們重新審視自己所珍視的東西:我們的價值觀、優先考慮的事、不可妥協的原則。良性爭議是具有啟發性的,而不是附有保護主義色彩的。它可以帶來比現狀更好的事物,可以幫助社區獲得思想上的進步,也可以幫助我們成長。

  

  可以爭論,但是要有規則,不要翻臉,不要生氣。生氣,當然小範圍的生氣是可以的,但是不要因此鬧出特別大的不愉快。設置有一些爭議話題的活動之前,你可以做一個熱度圖。哪些話題會爆,哪些話題一定會吵架,哪些話題是合適的。做一個這樣的熱度圖分析,然後營造一個安全的空間。這就是我們在活動的過程當中,怎麼讓大家打開心扉,讓大家更多地交流和溝通。

  3、散場

  

  散場不能說散就散,你也不能始終不宣布。你要是永遠不宣布,大家也不敢走,想走的又走不了,這就很別扭。所以作者講,收場是一個非常不容易的事。在一場活動結束的時候,要有一個正式的告別過程,要把大家送出去。讓他意猶未盡,帶著微醺,帶著鮮花,帶著小禮物,帶著那種感受,帶著內心的豐盈走出這個界線,那麼下次當你還想再組織活動的時候,他一定會來,他會覺得我喜歡這樣的活動。

  

  一個強有力的收場存在兩個階段,對應客人的兩種不同需求:往內看和往外走。往內看是花點時間去理解、銘記、承認和反思今晚發生的事,並作為一個群體最後再團結一次,這個是往內看。然後往外走是準備好彼此分離,重新回到原來的世界,例如,拍照留念。所以給大家創造這樣的機會,讓大家往內看,同時又往外看。

  

  同樣千萬不要用後勤來結尾,當大家正在體會往內看的感覺的時候,外邊又開始叫,說誰誰快點挪車,這樣的東西就很麻煩。設置一個退場線。退場線不一定是一個真正的線,退場線可能是一些動作,是一些活動。

  

  例如在一場活動之後,我們把之前紮好的一個大的稻草人放火燒掉。燒掉稻草人的過程,代表著整個節日的結束,這是一個很好的結束。

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