時間管理簡化簡化再簡化，其實就是每天做好這3件事

張輝改變自己主創

輝哥奇譚主創 | 布道師

一個有效的時間管理系統，實質上並不龐雜，關鍵是能堅持下去並不斷獲得反饋。

時間管理簡化簡化再簡化，其實就是每天做好這3件事

作者：李小墨

來源：深夜書桌（ID:shenyeshuzhuo）

今天讀完了一本時間管理的書《每天最重要的3件事》。

說實話，沒什麼新東西，大部分都是別人的東西，比如吃青蛙理論來自伯恩·崔西，任務管理系統就是GTD的那一套，具體執行採用番茄工作法。

但還是蠻有收獲的，因為這些都是前人時間管理的精華，我專註個人效率管理也有一年多了，學來學去其實就是這些東西，你剛開始看不上或者沒興趣，沒用，你一通折騰，很快就會發現自己的瓶頸，最後還得回到他們那裡去，老老實實做他們的學生。

這本書的好處在於，作者吸納了不同時間管理的理論和工具，通過實踐，打造了一個非常簡潔的時間管理系統。

系統，意味著全面，該顧及到的東西都顧及到了。簡潔，意味著容易學，容易復制到我們自己的生活裡。

書的內容全在書名裡了：每天最重要的3件事。每天做好這3件事，就能打造出一個時間管理系統，形成一個自我管理的閉環。

第一件事：吃掉那隻青蛙。

第二件事：清空我的最愛。

第三件事：每日重開機。

「青蛙」和「我的最愛」，都是時間管理裡的專門詞匯，時間管理老司機一看就懂，小白可能需要解釋一下，別急，我們一件一件說。

|01

第一件事：先吃掉那隻青蛙

「青蛙」這個概念來自伯恩·崔西，「青蛙」指的是你的任務清單裡，最龐雜、最有挑戰性也最重要的那些事。

他在《吃掉那隻青蛙》這本書裡提出一個非常著名的觀點：應該優先「吃青蛙」，如果每天早晨先做最有挑戰的事，一天中其它事情就會顯得無比輕松。

這也是高效之人的秘密，高效的人之所以高效並不是因為他每天做了很多事，而是因為他每天都把精力放到最重要的事情上。

實踐之後，我非常認可這個理念。

那何謂重要呢？其實就是推進之後，你的人生會產生實質性進展的那些事。這些事通常會比較難，比較龐雜，比較有挑戰性。

我以前總是先做其他事，故意逃避和拖延那件重要卻龐雜的事，結果發現小事做得再多，只要那件重要的事情沒有推進，我始終是焦慮的。那些小事無法給我帶來真正的成績感，也無法給我的生活帶來真正的改變。

所以每天的第一件事，應該是先吃掉那隻青蛙。

這句話有兩層意思：

第一，應該給青蛙最高的優先級。

第二，應該給青蛙分配一天中精力最充沛的時段，也就是早晨。

每次在午飯之前，甚至是上午10點之前，把青蛙吃掉，那種感覺簡直是妙不可言，你會有一種大事已定的掌控感，就像語文考試，考兩個小時，你開考30分鐘就把作文寫完了，剩下來的時間你會很從容。

我個人的做法是怎麼樣的呢？

首先，我會在前一個晚上列出第二天的行動清單。

列清單的一個原則是：事情要足夠少，做得完。最忌諱貪多求快，結果壓根做不完。

一般1-3隻青蛙，5-7隻蝌蚪為宜。

所謂「青蛙」就是需要專註1-2小時能做完的事，「蝌蚪」就是十幾分鐘，幾十分鐘就能做完、且做起來沒那麼難的事。

如果青蛙1-2小時做不完就一定要分解，把它變成青蛙刺身。

我以前就犯過一種錯誤，一件事情很龐雜，一天根本做不完，需要幾周甚至一兩個月才能做完。可是我沒有進行分解，結果它就每天出現在我的行動清單裡，像個釘子戶一樣。這讓我覺得很失敗，事情好像沒有進展一樣。

而且會覺得很無聊。

一看清單，第1天「哦，是你啊」，第2天「哦，還是你啊」，第3天：「怎麼又是你啊」……第7天「怎麼特麼還是你！」。

然後就越來越不想做這件事。

後來我學會把龐雜的項目拆解成小的。為了方便說明，我舉個沒那麼龐雜的例子：

比方說我寫讀書文章，我就拆解成：做書的思維導圖筆記-用第二張思維導圖頭腦風暴，構思文章大綱-寫大小標題和導語-寫正文第一節-寫正文第二節-寫正文第三節。

這樣一來，就算我沒寫完整篇文章，我也能清晰地看到自己的工作進展，而且我一直在做新鮮的事。

不過像那種需要幾周甚至幾個月完成的項目，拆解起來就比較困難的，這種情況裡，思維導圖和九宮格是非常好的輔助思考的工具，可以讓你思路清晰、不遺漏。

列行動清單還有一個原則，一定要追問自己的下一步行動。

我社群裡有個學員，說要學思維導圖，雖然她一直喊著「我不會，我要學」，可是一直沒有進展，就是因為她沒有追問下一步行動。下一步行動應該是請擅長思維導圖的人推薦一本入門書籍，然後購買這本書書籍。

第二，為了保證自己第二天早晨會優先吃青蛙，我會把每天的行動清單用筆抄在一張卡片上，然後用彩色筆把那隻青蛙圈出來。卡片就放在書桌最顯眼的地方。

手寫是一種強調，彩色筆圈出是二重強調，放在最顯眼的地方是第三重提醒和強調。

這件事只需要花幾分鐘時間，可是做和不做會差別很大。

我以前是在印象筆記裡列清單，列完就完了。電子清單，不管你用什麼APP，你非得打開才能看到，多次打開調取，總歸有點麻煩。我就比較依賴自己的記憶力，結果今天要做什麼以及今天最重要的事情是什麼，只能記一兩件，我的總體印象經常是模糊的，總有遺漏。而且用腦子記這些事也非常擠占心智資源。

自從我每天花幾分鐘做這件事，這張一眼就能瞄到的卡片，就變成了我一整天的定海神針。

那如果這樣的強提醒下，你還是不想吃青蛙怎麼辦？

可以先來一隻蝌蚪熱一下身。有抵觸心理的時候，看到事情還在推進，我們會更容易進入狀態。它的作用，有點類似於長跑之前，先做熱身動作的作用。

第三，我會用番茄工作法來保持專註。

番茄工作法和「青蛙」是絕配。

番茄工作法我在這裡就不贅述了。推薦實體的番茄鐘，實體的番茄鐘能讓我們看到時間的流逝，長期使用，你還會獲得一種準確的時間感知能力，你會知道自己做一件事情大概要多久。

這是第一件事，先吃掉那隻青蛙。

吃完「青蛙」，再吃蝌蚪就簡單了，很多時候「青蛙」吃完了，蝌蚪吃不吃也無所謂了。

|02

第二件事：清空收件夾

第一件事是我非常熟悉並且每天都在做的事，對我啟發最大的是第二件事，清空收件夾。

一般意義的「收件夾」是指信箱裡面收郵件的一個功能區，別人發給我們的郵件放在那裡。但是這裡的「收件夾」是GTD時間管理裡面的一個專屬概念，它指的是你存放「雜事」的地方。

「雜事」是一個統稱，它指的是你想做或者有責任做，但是沒有厘清下一步行動的事情。

它包括你對自己和他人的承諾，比如我答應給一家出版社寫書評，三天後交稿。

包括一些有趣、有價值的想法，比如我覺得可以把那些小確幸的時刻記錄下來，增強幸福感。我還想學習冥想，搞清楚冥想的原理是什麼，為什麼它的休息效果可以那麼好。

包括一些異想天開的計劃，比如從零開始學習創作小說。

包括一些需要提醒自己的事情，比如每個月信用卡的還款日，小朋友打疫苗的時間。

每天醒來，無數的承諾、無數的責任、無數的靈感和想法，像潮水一樣向你湧來，掌控它們的關鍵是你要養成一有雜事進來就立刻收集起來、然後統一管理的習慣。

一定要放到頭腦之外，否則遺忘、各種想法在腦袋裡飛，很容易讓你焦慮、沒有掌控感、壓力很大、耗費精力。

所以，你得先打造一個「收件夾系統」。

我之前沒有這種意識，所以我的「雜事」存放得很亂，有些存在腦子裡，有些存在備忘錄，有些就在微信的對話框，有些寫進日記裡。

這樣根本不行，最理想的情況是我們有一個能收納所有雜事的工具，最多也只能2-3個，多了等於沒有。

收件夾系統一般包括三部分：即時通訊、電子郵件、紙質或電子筆記本。

經過分析之後，我覺得最適合我的「收件夾」工具是紙質的筆記本，微信或電子郵件和別人即時溝通產生的雜事、腦子裡突然迸發出來的行動靈感，我都可以馬上記錄到我的紙質筆記本上。

每個人的情況和喜好不一樣，適合的工具不一樣。

我是自由職業者，和別人協作比較少，大部分時間都在家裡工作，紙質筆記本就夠我用了。

我每個月最多收到幾封重要郵件，我可以記錄在紙質筆記本統一管理，可如果是一個和別人有大量郵件往來的職場人，他就必須把電子信箱作為它收件夾系統的一部分，因為放到另外一個地方處理太麻煩了。

如果是一個攝影師，他的照片都需要進行後期處理，那麼他的相機對他來說就是一個收件夾。

如果是一個微商，他需要在微信上處理大量的售前售後工作，那她的即時溝通工具就是她最核心的收件夾。

要有意識地去梳理自己的收件夾系統，然後簡化工具到最簡潔的程度，要養成有雜事就立刻收集，存放到頭腦之外的習慣。

把雜事放進收件夾之後，我們就可以開始做每天最重要的3件事裡的第二件了：清空收件夾。

怎麼清空？

把雜事加工成下一步行動。比如「學習視訊拍攝和剪輯」這件雜事的下一步行動，是購買或尋找免費的入門課程，再下一步就是安排學習計劃。

雜事加工成下一步行動之後四種方法處理：

第一，立刻行動，適合那些5分鐘內就能做完的事，比如復購以前買過的一個護膚品。

第二，授權他人，比如讓另一半幫你取個快遞。

第三，馬上丟棄。不再想做的事或者沒用的資料，馬上丟棄。

第四，放入行動提示系統。

有些事情是還沒到做的時候，比如孩子這個月25號打疫苗，你得帶他去，沒法馬上做，也沒法授權給別人。還有些事情一時半會兒做不完，需要持續推進，比如寫一本書，是需要持續性行動的，這些事情統統要放進行動提示行動。

最關鍵的就是這個行動提示系統了。

很多計劃之所以流產，很多目標之所以落空，就是因為沒有一個有效的行動提示系統。計劃、目標和夢想最大的敵人是遺忘。

行動提示系統包括四種類型：

第一種是任務清單。

任務指的是需要好幾個下一步行動才能完成的目標，任務清單是用來管理月計劃、年目標、五年計劃、人生目標這些比較高層次的目標的。

第二種是行動清單。

行動是任務分解之後的構成，它通常屬於一個更大的任務，一個行動要包括明確可以行動的行動敘述和明確的行動日期。

第三種是日程表。

很多安排是在一個特定的日子的，這種需要放進日程表。

第四種是資料夾。

資料指的是職員任務的資料，比如你寫論文的參考文獻。資料夾不是行動而是一些靜態文檔，當任務需要時，調取出來，以推進任務。

行動提示系統的工具選擇原則和收件夾系統一樣，最理想的狀態是只用一種工具，最多2-3種。

我反思了一下自己的行動提示系統，發現最適合我的方式是：以印象筆記為核心工具，它的筆記本系統管理大任務和存放資料非常方便，列行動清單也不在話下。

但是日程管理和即時行動提醒功能比較弱。

《每天最重要的3件事》推薦Google日曆，但是我的日程通常非常簡單，主要是和他人的線上合作，所以我用不著專門的日程表，我直接把相幹的人微信置頂並在他的昵稱上備註日期，合作結束就取消置頂。

比如一周前我接了喜馬拉雅上馬瑞芳老師解讀《金瓶梅》的推廣廣告，我就把喜馬拉雅的工作人員微信置頂，並在昵稱標註日期。

我只要打開微信就能看到日程。

而即時行動提醒我用紙質卡片來輔助，我把周計劃和每日行動計劃列在卡片上，用來追蹤每天的行動進展。這就和第一件事「先吃掉那隻青蛙」打通了。

總結一下，第二件事清空我的最愛，就是把「雜事」統一收集進「收件夾系統」，加工成下一步行動後統一處理，馬上丟棄、授權他人、立刻行動或者放進「行動提示系統」。

好的時間管理系統就像人體的消化系統，「雜事」是食物，「收件夾系統」是嘴巴，中間加工成下一步行動的環節是咀嚼，四種處理對應不同消化器官的消化吸收和廢物排出。

|03

第三件事：每日重開機

每日重開機其實就是復盤，通過反思問題、總結成功經驗、改善不足、升級方案、制定下一步計劃使得生活恢復秩序。經過復盤，達到的效果宛如電腦卡頓的時候開機重啟。

作者打了一個非常恰當的比方，房間一陣子不收拾，就會逐漸變亂，人生如果一段時間不檢視也會失去秩序。

第一件事「先吃掉那隻青蛙」其實構建了一套執行系統，第二件事清空我的最愛，則是構建了一套制訂行動計劃和提示系統的計劃系統。

可是事情並不總是很順利，我們會遇到很多阻力，「吃青蛙」會遇到阻力，青蛙可能沒吃完，「清空收件夾」也會遇到阻力，雜事可能沒有被立刻收集、可能四處散亂、可能收集後堆積起來沒有處理，系統本身也可能產生阻力，選擇的工具可能並不好用，漸漸滿足不了新的需求。

這些事情都要通過每日重開機來解決。

每日重開機的本質其實是完成戴明PDCA循環，形成一個閉環。

怎麼重開機呢？我會在每天結束工作會用十幾分鐘的時間做每日復盤。我個人的流程和思路是這樣的：

首先，你要回顧計劃，並誠實地記錄計劃完成情況。為了更好地回顧，最好在執行過程就開始追蹤。

其次，你要把感到阻力的部分，總是做不到的地方找出來，做不到、或者做得不順的原因是什麼，是否能找到對應的解決方案來優化它。

舉個例子，我回顧自己一天的工作，發現總是手機打斷我，所以我進行了優化，決定以後手機不進書房，就算要用，用完也要拿出去。經過這個優化之後，我的效率提升了許多。

第三，列出第二天的行動清單，把那隻「青蛙」用彩色筆圈出來。

每日重開機，還可以擴展到每周重開機，和每年重開機，思路都是一樣的。

我剛開始有點看不上這本書，覺得它沒有自己的東西，天下文章一大抄，但我寫到這裡才意識到：

這是我第一次意識到，一個完整的時間管理系統，是需要包括計劃和行動提示系統、執行系統和復盤系統的，這本書把這件事情講得非常簡潔和清楚。我原本不太清晰的時間管理體系，突然變得異常清楚明了，我的內心也因此感到一片澄淨和安寧。

最後：這篇文章乾貨比較多，為了幫助大家消化，我做了一份思維導圖。注意，這是文章的思維導圖，

（本文思維導圖）

本文獲授權轉載。作者：李小墨，前海南特區報記者,作家，著有暢銷書《請停止無效社交》。微信公眾號：深夜書桌（ID:shenyeshuzhuo）,相信一個人的閱讀史，往往就是他的精神成長史和能力發育史。每看完一本書，寫篇乾貨讀書筆記，每個月，一份高質量書單。不賣劣質雞湯，不說正確的廢話。歡迎關註，轉載請聯繫作者。