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有經驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態。比如：
去機場或火車站接你的司機，就是你的資訊來源，聊天是最好的審核方式。
企業的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等，司機天天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴裡可以了解企業的經營狀態。
如果去接你的人還有供應商對口部門的人（如質量部），在車上聊公司的經營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離。
「車上和飯桌上，是審核開始的第一現場，客戶的經營狀況與管理行為關係密切。業績好的時候會掩蓋一些問題，而業績差的時候暴露出來的問題會很多。」
1 | 審核前準備
在審核前最好向對方提供審核計劃（但與前面提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應商的審核安排），讓供應商安排好相應的人，做好審核現場的接待工作。
在審核計劃中主要包含的資訊有：時間、部門、關註的活動、相幹人員等。
2 | 首次會議
一般來講在審核計劃中，都會有「首次會議」的要求。
首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現場協助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關於本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。
建議在審核計劃中一定要標明被審核方的總經理要出席，如果有事請要提前告知審核組。
由於許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經理打交道的經驗，遇到後心裡發怵。當對方提到總經理有事參加不了首次會議時，自己往往如釋重負。殊不知質量管理屬於經營戰略，是老板的事，而不是部門經理的事情。
中國引進ISO9001差不多有20年，但為什麼大多數企業沒有理解這個標準的精髓？
主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。
記得有一年筆者在東莞的一家食品企業審核，這家企業已經在同行業中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點以後。
在寫審核計劃時，要求總經理參加首次會議。老板的秘書告訴說，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必須要參加？我告訴她：「老板如果確實有其他重要的事情參加不了，請他寫請假條。」
這次審核非常成功。
因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業的一般性分析後，這位老板第一句話就是：「以前為什麼不通知我參加這樣的會？」
在質量體系推進方面，老板的權重最大，用數字比喻為占50%以上。
因此，審核員一定要利用各種機會讓老板知道質量、食品安全管理體系的推進是他的事情，不是情誼讚助，而是身體力行參與落地。
會議內容
首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商。
一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然後才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。
3 | 現場參觀
現場參觀的兩個目的
目的1：管理細節
一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現場有一個大致的了解。
我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：「現場參觀完，審核就可以結束了。」
因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現場的人員，工作狀態非常松懈的話，那生產車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。
管理的細節不是在生產產品的車間，而是在門衛、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。
它們似乎與產品離著很遠，但管理活動的要求應該是一樣的。
想想看行政經理的薪水會比生產經理或質量經理的薪水低嗎？
如果不低，那對管理能力的要求就應該是一樣的。如果行政經理、工程經理與生產經理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊塗，那你看到的生產車間內的管理狀況，可能就是他們特意為你準備的。
莊子在回答東郭子關於道的問題時，用「每下愈況」來解釋道無所不在。
如何判斷豬的肥瘦，有經驗的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那麼豬就肥。
有經驗的審核員也是通過管理的細節，來判斷供應商的管理水平和能力的。
目的2：設計的優劣
另外由於食品安全與工程設計有極大的關係，它能夠體現一家企業對食品安全設計的理解，所以現場參觀的另外一個目的就是看看圍牆、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。
在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發貨的情況，在庫房內可以找一個1周左右的產品做追溯演練。在現場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設施。
當由多人組成的審核小組時，現場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發表各自意見的機會。這對統一審核思路、理清審核重點、做追溯資訊的準備都有很大幫助。
現場參觀前的準備
現場參觀前要讓供應商提供四張圖：
1、工廠布局圖
2、蟲害布局圖
3、監控設施布局圖
4、倉庫貨物布局圖
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現場參觀後，小組可以進行10-15分鐘的討論，確定審核重點和現場取樣方式。
4 | 《供應商檢查表》的設計
為了提醒審核員在參觀時注意的事項，在《供應商檢查表》中對現場參觀的內容可以進行如下描述：
1.大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯絡方式、車號；
2. 監視探頭布局：關鍵區域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；
3.廠區道路、草坪；
4.污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；
5.蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；
6.原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、遮光、禁用區；
7.冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；
8.成品庫：盡可能選擇一周左右生產的已放行產品，記錄產品名稱、規格、班次、批號、產品代號，物料管理用電子化（ERP）還是手工；
9.生產線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣櫃、廁所、洗手設施。
5 | 審核小組的分工
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
A
A組的審核地點在辦公室，主要負責產品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：
1.入庫報告：產量、批號；
2.生產報告：產量、批號；
3.本批號成品查驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質、產品標準、檢測方法/規范、取樣計劃、留樣記錄；
4.過程查驗記錄：CCP、重量記錄、指標（質量）、異常報告、衛生記錄、設備清洗記錄、環境監控記錄、生產用水（冰）查驗記錄；
5.員工記錄：抽取當班10-15%人員的健康證，並檢查當班執行清潔、CCP操作人員的培訓記錄；
6.本批號成品所使用原料查驗報告：原料種類、放行報告、各個原料查驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質、原料標準、檢測方法/規范、取樣記錄；
7.設備維修、保養記錄。
註：A組隻關註於追溯產品相幹的所有資訊，即已經發生過的管理活動。
A組的審核路徑為：
1）在成品庫中選擇已放行的產品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數量。
2）將成品帶回辦公室讓供應商提供與此批號產品相幹的所有資訊。（見上）。
B
B組負責文件審核，文件主要包括程序文件、作業指導書和報告，如：
1.HACCP計劃：小組、產品描述、預期用途、流程圖、流程圖確認、危害分析、CCP/OPRP控制措施；
2.PRP目錄；
3.投訴管理；
4.內審;
5.管理評審；
6.培訓管理；
7.設備維修、保養（包括安保設施）；
8.不合格品控制；
9.糾正預防措施；
10.設備儀器校驗（包括生產線、實驗室）；
11.源頭（供應商）管理；
12.蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報告）；
13.社會責任；
14.產品防護;
15.應急管理（停電、火災對產品的影響）；
16.召回演練。
C
C組主要負責生產現場操作行為，包括生產車間、庫房和實驗室，如：
1.現場衛生；
2.周（月）GMP/5S檢查記錄；
3.現場操作文件（SOP）管理；
4.記錄管理（CCP、OPRP、清潔、重量、質量、蟲害、維修、異物）；
5.標識管理：化學品、半成品、原料、成品；
6.人員培訓（關鍵崗位+一般崗位）；
7.設施、設備衛生設計；
8.交叉污染防護、潤滑油等級；
9.原料/成品倉庫衛生；
10.物品標識；11.FIFO（先入先出）；
11.化學品庫；
12.實驗室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學品臺帳、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內部校驗計劃、檢測方法管理、檢測結果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質、微生物實驗室（培養基+消毒+空白試驗+培養箱溫度校驗）。
6 | 審核過程中的配合
在審核過程中，需要三組進行資訊傳遞，如：
A組需要將部分資訊傳遞給B組（體系文件）
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可追溯資訊的完整性與召回報告（證據對比）
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成品、原料查驗方法管理
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查驗人員資質管理
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產品、原料技術規范管理
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記錄管理（CCP、清潔、產品查驗、原料查驗)
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環境監控計劃
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糾正預防措施
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設備維修、保養計劃
C組需要將部分資訊傳遞給B組（現場評估）
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本批號成品所有原料是否有拒用？
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原料倉庫的FIFO（先進先出）
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臺帳與批號是否符合情況？
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標識管理（批號、數量、入庫日期） 狀態管理（待檢、放行、拒用、銷毀）
7 | 審核原則
這樣的審核安排基於以下幾個原則：
1.所有管理活動已經發生；
2.所有管理活動需要符合規范要求；
3.所有管理活動的資訊不得缺失；
4.通過已經實現的產品，連接起人、機、料、法、環的所有管理資訊。
8 | 審核流程和重點
質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯。
在倉庫中剛剛生產1周左右的產品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發生（或沒有得到）投訴報告。
因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產品進行。
A組審核員的審核流程與重點
A組審核員在現場參觀時，已經用相機拍攝了追溯產品的「品名、規格、生產批號」等資訊（在包裝箱外側就有這些資訊）。
回到辦公室，向供應商提出要求，提供與這個產品相幹的資訊（見《供應商管理（7）供應商現場審核（中）》。
建議A組審核員將與這個批次產品相幹的所有資訊按照生產流程順序，讓客戶放置在桌子上。
B組審核員的審核流程與重點
A組審核員在對資訊的完整性進行確認時，B組審核員要求客戶提供與產品記錄或報告相幹的管理依據。
邏輯是：找產品 -> 找記錄 -> 找依據 -> 找疏漏 -> 找問題 -> 找風險
相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個非常重要的報告進行確認和驗證：
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管理評審報告
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選「管理評審」。
凡是與分錢相幹的事，就是企業最大的事。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢幹個屁事。
所以看管理評審報告時，先看看總經理是否出席，然後看各位部門總監都說了些什麼問題，最後就是行動計劃是否有預算。
有些企業看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。
就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處於極大的風險之中。
因此，幾頁紙的管理評審報告，已經代表了這家企業的質量、食品安全管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了。
建議看管理評審報告不要只看當年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應商管理體系的發展歷程和轉折。
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內審報告
內審報告是管理評審報告的部分輸入。
但目前許多企業內審流於形式，審核員仍然處在「手中有劍，心中無劍」的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏於某一個操作行為，而非對系統進行風險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。
如何改變這樣的局面？可以在組織設計中進行策劃，讓各個部門的總監成為內審員。每次審核的時候，由總監擔任各個審核組的組長。
在審核中試圖拋開檢查表，到一個業務部門可以從這幾個問題問起。
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為什麼需要這個部門？
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為什麼需要這個崗位？
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這個部門的主要業務流程是什麼？
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這個部門或崗位的主要責任是什麼？
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影響到你部門工作效率的原因是什麼？
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你與其他部門發生的主要沖突是什麼？
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你如何解決沖突並開始有實施計劃？
當你將這些問題告訴總經理時，我猜想他會樂瘋了。因為這是他的痛點，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發現問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲薪水嗎？
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其他重要的管理程序
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HACCP計劃
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PRP目錄
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蟲害管理程序
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放行管理程序
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不合格管理程序
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糾正預防管理程序
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投訴管理程序
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追溯管理程序
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召回管理程序
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危機管理程序
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實驗室管理程序
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員工培訓管理程序
B組審核員在看以上（不僅僅限於以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協助在現場提供證據。
C組審核員的審核流程與重點
在現場執行審核的C組審核員，主要是觀察現場的操作行為。
因為無論你文件寫的好壞，最重要的是現場表現如何。現場執行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。
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人：是否經過充分的培訓才執行生產任務
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機：設備維修保養能否達到保證生產的目的
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料：原料（產品）的管理狀態
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法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，並得到有效執行
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環：設施和周圍環境是否適於食品生產對衛生的要求
三組審核員需要在末次會議之前，進行討論。
針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復發生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設計相幹，到這個層次基本上就能夠判斷企業的系統風險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及裡的分析問題的方法論。
三組討論後，就需要向被審核方報告審核發現和審核報告了。
【老馬如是說】作者：馬東
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