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辦會是秘書人員的看家本領。會務工作看似簡單，實則千變萬化、學問很深，其中最為關鍵的，恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態，不厭其煩、不厭其細、不厭其瑣碎，才能躲開無處不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一僥幸，就有可能出現難以挽回的差錯和失誤。
一、會場布置
讓會場布置「活」起來
去年，我負責某次討論會的會場布置。布置好會場後，我請主任來檢查。
初步檢查後，主任問:「座位是按什麼原則安排的?」我信心滿滿地回答道:「根據之前會議要求，按‘先定中間，再定左右的順序，市級主管和討論組組長排在主桌中間，其他代表按選區和職務一左一右依次排列。」
「這樣不行，」主任說，「會場布置不能簡單憑經驗，要看會議內容和目的。就說座位排列，第一，這次討論會和一般會議不同，與會人員都是黨代表，身份是一樣的，不存在職務的高低。第二，討論會的主要目的是審查報告、暢談思路、建言獻策。想討論得好，至少要確保主桌上各類代表分布均衡，涉及重點工作、重點行業的代表也要往中間靠。你再想想，重新調整下。」我這才意識到有些情況還真是沒有認真考慮。再看會場，主桌上明顯缺少農業、教育、衛生等行業代表，分布確實不合理，而且會場中僅主桌有話筒，未在主桌就座的代表發言很不方便。
回到辦公室，我將座次重新排列。第一，主桌上優先安排身份重疊的代表，如既是女性又是教育衛生系統的代表，確保各領域代表在主桌有限的人數中盡量做到均衡分布。第二，涉及重點工作、重要行業的代表，如無法安排在主桌，盡量安排在後排靠中間位置。第三，準備四個無線話筒，分置在後排座位兩端，保障未在主桌就座代表的發言。最後，我將會場實際安排情況製作成參會人員座位表，標明代表姓名，與代表基本信息表一同列印出來，放在與會市級主管座位前，以便主管對參會人員信息一目了然。
精心布置後，第二次的會場布置順利通過了主任的檢查。由此可見，會場布置絕非簡單機械的重復性工作，做到因需而變、因事而變，方能讓會場布置「活」起來，為會議的順利進行打好基礎，提供保障。
會場燈光檢查少不得
某大型會議開始前幾天，我們開碰頭會，各自匯報會議的籌備情況。我匯報完到會議現場踩點的情況後，處里老同志提醒:燈光檢查了嗎?我心想:那個會場經常用，還有什麼可檢查的?不過作為會前籌備的必要流程，還是不能大意。於是，我叫上錄影師一起去會場。打開燈，錄影機開機，我坐到主席台上，試拍了一陣。
這一拍可真發現問題了，燈光效果非常不理想。主席台頭頂上的燈光打在我的頭頂上，拍攝的畫面變成了「陰陽臉」。如果用錄影機自帶的燈補光，光線直接打在臉上，不僅熱得難受，連面前的文件材料都看不清了。
以前這個禮堂開過無數次會，從來沒遇到過這個問題，這次是怎麼了?我馬上向禮堂工作人員了解情況，終於弄清了原因。原來前不久，禮堂主席台的燈改為了LED燈。我馬上向主管匯報，協調後勤部門同志解決了這個問題。這件事給我留下了很深的印象，提醒我辦會不能「想當然」，按照程序要檢查的，一個都不能少。
差點出事的會標
辦會多年，給我印象最深的是那次縣里召開的人代會，我負責會標的布置。
前一晚忙到深夜，會場一切都安排妥當，我去值班室睡了一覺。第二天一早到會場時，我嚇了一跳:會標上「屆」字下面「由」的邊緣已經卷起，仔細查看後發現，原來是暖風惹的禍。這個會場比較大，天氣又冷，需要提前幾個小時開空調，有一個暖風出風口正好對著「屆」字下方，把膠吹化了。為防止膠再次被吹化，我們趕緊把會標上所有字全部用大頭針別住。
雖然會議順利進行，但大家還是心有餘悸。如果發現不及時，在會議進行時會標上的字掉落，電視台還現場直播，那後果真是不堪設想。為避免工作中出現類似失誤，從此以後我們將用大頭針固定會標的內容固化到會議組織流程中。
二、人員組織
提前十分鐘還不夠
一次，我們籌備一次全市性大會，參會者近千人。我作為會務組一員，負責起草會議通知。大會是上午8點開始，我按照慣例，在通知里寫明「請參會人員7:50提前到達」。
到了大會當天，會務組的同志早早來到會場，一切準備就緒。可是眼看快到7點50分了，參會人員還有很多沒有到場。
這時我發現，這次會議在會場大門外設置了安檢儀，參會人員需要一一通過安檢，這就大大增加了入場時間。可是我之前起草會議通知的時候，根本沒有把這個時間計算進去。眼看會議就要開始了，會場門外還排著長長的隊伍，我聽到大家議論紛紛:「怎麼還有安檢啊，來不及了吧?」我急得如熱鍋上的螞蟻，但又無計可施，安檢是必需的環節，不能省略。即便加快速度，也不可能在8點前全部安檢完畢。
我進會場看了看，主管們已在主席台就座，可是台下依然亂哄哄的，參會人員或站或坐，門口還不斷有人急匆匆走進來，左右張望著找位子。到了8點10分，大家才差不多就座完畢，會場漸漸安靜下來，大會主持人方宣布會議開始。
事後我總結，籌備會議一定要考慮到每個環節，像通知幾點到達這樣的事，也要把各種可能的時間都計算在內，打足提前量。
分錯房間了嗎
一次，我負責籌備一個金融會議，有二三百人的規模，該會是以會代訓，住宿、交通、材料等事務繁雜。
報到時，我正在會場門口迎接代表，辦公室主任心急火燎地找過來，指著會議手冊問我:「怎麼回事?房間怎麼排的?這到底是男是女?」原來一名代表報到時拿到會議手冊一看，同屋的人名字是「張小紅」，就去找主任:「我是男的，怎麼能安排和女同志一屋?」主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了:這也太大意了，怎麼會把男的和女的分到一個屋呢?我趕緊翻看原始的報名表，發現「張小紅」後面註的是「男」，心里才略微踏實了一些。再一打電話，那頭傳來了一個男同志的聲音，聽過原委，對方也樂了，說他的名字經常會引起誤會。
原來這是一場烏龍。但這個事情提醒我，會議服務工作中一定要注意到反常的、特別的事情，並記在心里，隨時能夠答得上來、處理得好。
讓代表幫助代表
在我市，一些會議有時會有少數來自基層的少數民族代表參加。但是因為條件限制，無法為普通話不好的少數民族代表都配上同聲傳譯人員。會場里，常常會看到少數民族代表聽得很吃力，一臉茫然的表情，我們心里也跟著著急。這個問題困擾了會務組很長時間。
後來有一次，在會議間隙，我們注意到一位漢族代表用流利的藏語與一位藏族代表交談，這一下子啟發了我。經請示主管同意，在下一次籌備類似會議時，我提前了解了有哪些代表同時掌握漢語和少數民族語言，在安排會議席次時，將他們和漢語不流利的少數民族代表安排在一起，也事先和他們作了溝通。同時，適當增加會議間隙的討論時長，增加代表們溝通交流的機會，以便他們更好地理解會議精神。
新做法帶來新成效，那次會議現場效果很好，氣氛也很融洽，贏得了與會代表的一致好評。因為語言問題，一些少數民族代表無法融入會議氛圍，這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題，是做好會務服務的題中應有之義。（摘自《秘書工作》）
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