我親歷的會議服務故事,步步驚心!

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我親歷的會議服務故事,步步驚心! 戲劇 第2張

辦會是秘書人員的看家本領。會務工作看似簡單,實則千變萬化、學問很深,其中最為關鍵的,恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態。不厭其煩、不厭其細、不厭其瑣碎,才能躲開無處不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一僥幸,就有可能出現難以挽回的差錯和失誤。

我親歷的會議服務故事,步步驚心! 戲劇 第3張

我親歷的會議服務故事,步步驚心! 戲劇 第4張

一、會場布置

讓會場布置「活」起來

去年,我負責某次討論會的會場布置。布置好會場後,我請主任來檢查。

初步檢查後,主任問:「座位是按什麼原則安排的?」我信心滿滿地回答道:「根據之前會議要求,按‘先定中間,再定左右的順序,市級主管和討論組組長排在主桌中間,其他代表按選區和職務一左一右依次排列。」

「這樣不行,」主任說,「會場布置不能簡單憑經驗,要看會議內容和目的。就說座位排列,第一,這次討論會和一般會議不同,與會人員都是黨代表,身份是一樣的,不存在職務的高低。第二,討論會的主要目的是審查報告、暢談思路、建言獻策。想討論得好,至少要確保主桌上各類代表分布均衡,涉及重點工作、重點行業的代表也要往中間靠。你再想想,重新調整下。」我這才意識到有些情況還真是沒有認真考慮。再看會場,主桌上明顯缺少農業、教育、衛生等行業代表,分布確實不合理,而且會場中僅主桌有話筒,未在主桌就座的代表發言很不方便。

回到辦公室,我將座次重新排列。第一,主桌上優先安排身份重疊的代表,如既是女性又是教育衛生系統的代表,確保各領域代表在主桌有限的人數中盡量做到均衡分布。第二,涉及重點工作、重要行業的代表,如無法安排在主桌,盡量安排在後排靠中間位置。第三,準備四個無線話筒,分置在後排座位兩端,保障未在主桌就座代表的發言。最後,我將會場實際安排情況製作成參會人員座位表,標明代表姓名,與代表基本信息表一同列印出來,放在與會市級主管座位前,以便主管對參會人員信息一目了然。

精心布置後,第二次的會場布置順利通過了主任的檢查。由此可見,會場布置絕非簡單機械的重復性工作,做到因需而變、因事而變,方能讓會場布置「活」起來,為會議的順利進行打好基礎,提供保障。

會場燈光檢查少不得

某大型會議開始前幾天,我們開碰頭會,各自匯報會議的籌備情況。我匯報完到會議現場踩點的情況後,處里老同志提醒:燈光檢查了嗎?我心想:那個會場經常用,還有什麼可檢查的?不過作為會前籌備的必要流程,還是不能大意。於是,我叫上錄影師一起去會場。打開燈,錄影機開機,我坐到主席台上,試拍了一陣。

這一拍可真發現問題了,燈光效果非常不理想。主席台頭頂上的燈光打在我的頭頂上,拍攝的畫面變成了「陰陽臉」。如果用錄影機自帶的燈補光,光線直接打在臉上,不僅熱得難受,連面前的文件材料都看不清了。

以前這個禮堂開過無數次會,從來沒遇到過這個問題,這次是怎麼了?我馬上向禮堂工作人員了解情況,終於弄清了原因。原來前不久,禮堂主席台的燈改為了LED燈。我馬上向主管匯報,協調後勤部門同志解決了這個問題。這件事給我留下了很深的印象,提醒我辦會不能「想當然」,按照程序要檢查的,一個都不能少。

差點出事的會標

辦會多年,給我印象最深的是那次縣里召開的人代會,我負責會標的布置。

前一晚忙到深夜,會場一切都安排妥當,我去值班室睡了一覺。第二天一早到會場時,我嚇了一跳:會標上「屆」字下面「由」的邊緣已經卷起,仔細查看後發現,原來是暖風惹的禍。這個會場比較大,天氣又冷,需要提前幾個小時開空調,有一個暖風出風口正好對著「屆」字下方,把膠吹化了。為防止膠再次被吹化,我們趕緊把會標上所有字全部用大頭針別住。

雖然會議順利進行,但大家還是心有餘悸。如果發現不及時,在會議進行時會標上的字掉落,電視台還現場直播,那後果真是不堪設想。為避免工作中出現類似失誤,從此以後我們將用大頭針固定會標的內容固化到會議組織流程中。

二、人員組織

提前十分鐘還不夠

一次,我們籌備一次全市性大會,參會者近千人。我作為會務組一員,負責起草會議通知。大會是上午8點開始,我按照慣例,在通知里寫明「請參會人員7:50提前到達」。

到了大會當天,會務組的同志早早來到會場,一切準備就緒。可是眼看快到7點50分了,參會人員還有很多沒有到場。

這時我發現,這次會議在會場大門外設置了安檢儀,參會人員需要一一通過安檢,這就大大增加了入場時間。可是我之前起草會議通知的時候,根本沒有把這個時間計算進去。眼看會議就要開始了,會場門外還排著長長的隊伍,我聽到大家議論紛紛:「怎麼還有安檢啊,來不及了吧?」我急得如熱鍋上的螞蟻,但又無計可施,安檢是必需的環節,不能省略。即便加快速度,也不可能在8點前全部安檢完畢。

我進會場看了看,主管們已在主席台就座,可是台下依然亂哄哄的,參會人員或站或坐,門口還不斷有人急匆匆走進來,左右張望著找位子。到了8點10分,大家才差不多就座完畢,會場漸漸安靜下來,大會主持人方宣布會議開始。

事後我總結,籌備會議一定要考慮到每個環節,像通知幾點到達這樣的事,也要把各種可能的時間都計算在內,打足提前量。

分錯房間了嗎

一次,我負責籌備一個金融會議,有二三百人的規模,該會是以會代訓,住宿、交通、材料等事務繁雜。

報到時,我正在會場門口迎接代表,辦公室主任心急火燎地找過來,指著會議手冊問我:「怎麼回事?房間怎麼排的?這到底是男是女?」原來一名代表報到時拿到會議手冊一看,同屋的人名字是「張小紅」,就去找主任:「我是男的,怎麼能安排和女同志一屋?」主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了:這也太大意了,怎麼會把男的和女的分到一個屋呢?我趕緊翻看原始的報名表,發現「張小紅」後面註的是「男」,心里才略微踏實了一些。再一打電話,那頭傳來了一個男同志的聲音,聽過原委,對方也樂了,說他的名字經常會引起誤會。

原來這是一場烏龍。但這個事情提醒我,會議服務工作中一定要注意到反常的、特別的事情,並記在心里,隨時能夠答得上來、處理得好。

讓代表幫助代表

在我市,一些會議有時會有少數來自基層的少數民族代表參加。但是因為條件限制,無法為普通話不好的少數民族代表都配上同聲傳譯人員。會場里,常常會看到少數民族代表聽得很吃力,一臉茫然的表情,我們心里也跟著著急。這個問題困擾了會務組很長時間。

後來有一次,在會議間隙,我們注意到一位漢族代表用流利的藏語與一位藏族代表交談,這一下子啟發了我。經請示主管同意,在下一次籌備類似會議時,我提前了解了有哪些代表同時掌握漢語和少數民族語言,在安排會議席次時,將他們和漢語不流利的少數民族代表安排在一起,也事先和他們作了溝通。同時,適當增加會議間隙的討論時長,增加代表們溝通交流的機會,以便他們更好地理解會議精神。

新做法帶來新成效,那次會議現場效果很好,氣氛也很融洽,贏得了與會代表的一致好評。因為語言問題,一些少數民族代表無法融入會議氛圍,這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題,是做好會務服務的題中應有之義。


來源:《秘書工作》

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