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01 安排會見、會談
02 組織協調大型商務活動
03 組織資訊發布會
04 安排剪彩儀式
05 安排簽字儀式
06 安排慶典儀式
07 組織大型參觀、文娛活動
行政文秘
安排會見、會談
文秘人員安排會見、會談時，需經歷三個階段，如下。
準備階段
- 收集來賓資訊
- 向上級主管提供會見、會談資料
- 安排相應會見、會談人員
- 布置會見、會談場所
- 安排迎賓小姐設計合影圖
實施階段
- 引導來賓進入會客室
- 做好會見、會談記錄
- 整理會見、會談記錄
結束階段
- 安排合影留念
- 與來賓握手告別
1．會見、會談準備工作
（1）收集來賓資訊
在會見、會談前，文秘人員要做好來賓資訊收集工作，了解來賓的背景，包括來賓的學歷、資歷、政治態度、業務特長、國家的政治、經濟、地理、歷史情況、對外政策、上級主管人情況等；若是外賓，則要掌握外賓的禮儀特征和習俗禁忌，並把它變成書面文字呈送有關上級主管，還要提供外交資料作為參閱。
（2）向上級主管提供會見、會談資料
文秘人員應向上級主管提供有關會談中心議題的現實資料、歷史資料和可能需用的參考資料，提供根據預測分析來賓對中心議題可能提出的基本觀點和己方的對策。
（3）安排相應會見、會談人員
文秘人員應準確掌握會見、會談時間、地點和雙方參加人員名單，及早通知有關人員和有關單位進行必要安排，應根據來賓身份及來訪目的，安排相應人員和部門負責人會見。
（4）布置會見、會談場所
會見、會談的場所應安排足夠的座位，如參加人數較多，應安裝擴音設備。會談一般應事先排好座次、擺好座位。此外，還可以適當地選擇一些盆景、鮮花作點綴裝飾。
（5）安排迎賓小姐
會見、會談開始前，文秘人員應安排一些迎賓小姐迎接並陪同來賓進入會場。
（6）設計合影圖
會見、會談如需合影，一般在賓主見面握手之後進行。如果人多，文秘人員應事先設計好合影圖。
2．會見、會談實施工作
（1）引導來賓進入會客室
來賓抵達時，文秘人員在大樓門口或大廳迎候，引導來賓到會客室。若是重要來賓，則來賓進門口時，有關上級主管應在門口迎接。
（2）做好會見、會談記錄
會見、會談進行時，文秘人員應列席並做好會談記錄。一般來說，同外賓會見、會談時均應派專人負責記錄，視談話內容作摘要記錄或詳細記錄，正式會談均應作詳細記錄。重方法導人同外賓會見，會談或是重要的業務談判，最好派速記員，以保證談話記錄質量。
（3）整理會見、會談記錄
文秘人員應及時整理好會見、會談記錄，會見、會談記錄採用如下。
- 總題目下依次寫明時間，地點，主方參加人、賓方參加人，譯員和記錄員姓名
- 根據主賓談話內容逐一整理
- 要將主賓雙方的動態，如笑聲，鼓掌等加括號註在相應位置
- 其他整理方法同一般會議記錄的整理
- 為方便來賓記憶談話的內容或避免誤解，也可將整理好的記錄用備忘錄形式送交來賓
3．會見、會談結束工作
（1）安排合影留念
會見會談結束時，有時要安排合影留念。安排合影留念時一般主人居正中，遵循「以左為尊」的原則讓主賓雙方間隔排列（如果是涉外場合，應遵從國際「以右為尊」的原則）。如果人多要分成多行，則按職務「前高後低」進行排列，但要注意盡量不要讓來賓站在邊上。
（2）與來賓握手告別
會見會談結束時，在會客室門口與來賓握手告別，對重要來賓則送至大廳或再握手告別。有上級主管一起送的時候，文秘人員應走在上級主管的後面。會見、會談結束時，文秘人員應站在門口握手告別，目送來賓離去。
行政文秘
組織協調大型商務活動
1．籌劃大型商務活動
籌劃大型商務活動通常要經歷如下所示的八個步驟。
- 確定活動目的與主題
- 確定活動形式、規模和序言
- 安排活動日程，選擇活動場所
- 確定參加活動的主要人員
- 制定宣傳報導方案
- 組建活動籌備機構
- 準備活動所需設備
- 預算費用開支
（1）確定活動目的，提煉活動主題
確定活動目的，提煉活動主題，文秘人員要考慮以下四方面的問題，如下。
- 文秘人員要根據商務活動的目的，設計商務活動的主題，並能充分體現商務活動的目的，切不可顧此失彼
- 提煉活動主題時，文秘人員不僅要有個人創意外，而且要了解並適應公眾的心理，要在分析公眾的基礎上加以設計
- 設計活動主題時，文秘人員要設計要突出特色，形象生動，既富有激情，又要具有鮮明的個性，切不可空泛雷同
- 設計主題還應考慮本次活動與前後活動的延續性，給人以連貫、整體的感覺和印象，以便收到雙倍的效果
（2）確定活動形式、規模和選擇活動的序言
文秘人員應在明確了活動的目的、預期的效果和公眾對象的基礎上，確定大型商務活動的形式及規模，並根據活動的形式和對象，選擇大型商務活動的序言。選擇的序言主要為大眾傳播序言與群體傳播序言，並根據具體要求，加以綜合利用。
（3）活動日程安排，活動場所選擇
確定活動日期及日程安排時，文秘人員關鍵要考慮活動與重大節日、紀念日是否有聯絡。一般不在較短的時間內開展兩項重大活動，以免影響或抵消應有的效果。在選擇活動的場所時，文秘人員應盡量避免影響大型商務活動外在因素，以確保活動順利地進行。
（4）確定參加活動的主要人員
大型商務活動的主要參加者包括上級上級主管、政府人士、重要嘉賓、應邀主持人等。主持人是活動的關鍵人物，直接影響到大型商務活動的效果。主持人的修養、素質、文化水準、風度儀表等在一定程度上體現著企業的整體風貌。確定參加活動的主要人員之後，文秘人員應提前印發請柬，以保證相關人員的準時出席。
（5）制定宣傳報導方案
制定宣傳報導方案，首先需要確定這次活動主要宣傳內容，同時要圍繞主題，抓住重點。文秘人員要提前通知新聞媒體，得到新聞界的支持，並準備新聞稿、解說詞等與活動有關的新聞報導的素材。
（6）組建活動籌備機構
大型商務活動在策劃與實施中，需要各個環節的相互照應、密切配合。文秘人員應根據活動的需要，組建活動籌備機構，如財務組、保衛組、文秘組等。這樣，一方面可保證活動順利進行和活動的質量，另一方面，還可展示企業的實力與魅力。
（7）準備活動所需設備和物品
文秘人員需要準備的活動所需設備和物品包括以下幾項，如下。
（8）預算費用開支
文秘人員要事先預算活動的各種開支，以便量入為出，從而保證活動順利進行。一般情況下，大型商務活動的經費包括以下幾類，如下。
- 活動通訊以及交際費用
- 活動宣傳費用，主要用於刊登廣告、印刷宣傳品、禮品、聯絡記者
- 其它費用，如保險及保運費用等
- 活動場地及設備租用費用
- 活動現場設計或布展的費用
- 工作人員費用，包括所有工作人員的薪金、餐飲和交通等費用
2．組織大型商務活動
為了成功地舉辦大型商務活動，文秘人員應精心地做好嚮導、登記、接待、發放宣傳品和紀念品、解決臨時發生的有關問題等組織、協調工作，具體內容如下。
組織資訊發布會
資訊發布會是企業宣布重大消息，借助各種資訊傳播渠道廣泛宣傳、開展經營業務的重要形式。為了成功地舉辦資訊發布會，文秘人員不僅要做好會前籌劃、會中組織而且要做好會後資訊反饋工作。文秘人員在組織資訊發布會時，一般要遵循以下程序，如下。
1．明確資訊發布會的主題
文秘人員應就企業的重大問題發布資訊，或者就目前正在進行的某項事件作出解釋。如企業開業、新產品的開發投產，重大新技術的轉讓等
2．選擇發布會的最佳地點和時機
文秘人員在選擇發布會地點時，應考慮會場周圍環境、交通條件、會場設施等因素。在選擇最佳時機時，應與希望發布事件日期相配合，促進自身對外宣傳，挖掘新聞點、制造新聞效應，盡量避開其他重要事件
3．選定合適的主持人和發言人
主持人和發言人必須熟悉情況、精通業務、思維敏捷，具有較高的地位，回答問題具有權威性，並且對已確定的新聞發布會的主題有充分的準備
4．布置發布會
會場
文秘人員要組織專業人員設計背板，布置會場，考慮每一個細節，如音響和放映設備、上級主管發言稿、新聞通稿、現場音樂選擇、會議間隙時間餘興安排等
5．準備好宣傳輔助材料
準備好資訊發布稿、說明書、照片等與發布會有關的資訊資料，需要撰寫的宣傳輔助材料的，在撰寫時，要求文秘人員能夠把握發布會主題，內容充實準確，能打動人。並保證來賓人手一份，以增強發言人的講話效果
6．邀請來賓
7．會前檢查
正式發布會前提前幾個小時，文秘人員要檢查一切準備工作是否就緒，將發布會議程精確到分鐘，並制定意外情況補救措施
8．現場管理
文秘人員要隨時監控媒體發布情況，整理髮布會音像資料、收集會議剪報，制作發布會成果資料集，包括來賓名單、聯絡方式，發布會各媒體報導資料及，發布會總結報告等
9．處理緊急事件
發布會時間一般在一小時左右，會議進行中，若有突發性事件發生，文秘人員應能夠既堅持原則，又靈活地予以處置，以使發布會順利進行
10．整理會後資料
發布會結束後，文秘人員要及時整理記錄材料並立卷歸檔，搜集各媒體報導資料，追蹤媒體和公眾的反應，對偏差和不良反應及時糾正
邀請的來賓覆蓋面要廣。邀請信應在前一周寄出，臨近發布會舉行時還要提前聯絡，具體落實出席記者的姓名、人數
11．評測發布會效果
文秘人員要搜集各媒體的反饋資訊，進行綜合分析，看是否達到了預期目的
行政文秘
安排剪彩儀式
剪彩儀式是指為了慶賀企業設立、企業開工、大型建築物啟用、展銷會或展覽會開幕等，而隆重舉行的一項禮儀性程序。文秘人員安排剪彩儀式時，通常要作好以下五個步驟的工作。
1．選擇、布置儀式現場
（1）選擇儀式現場
一般情況下，剪彩儀式應在正門外的廣場、正門內的大廳，或者即將啟用的建築、工程工地或者展銷會、博覽會的現場舉行。
（2）布置儀式現場
在確定了舉辦剪彩儀式的地點後，文秘人員應精心布置儀式現場，主要工作有儀式場地的布置、環境的衛生清潔、燈光與音響的準備、媒體的邀請、剪彩人員的培訓以及在剪彩之處懸掛標有剪彩儀式的具體名稱的大型橫幅等。
2．確定剪彩人員
除主持人之外，剪彩的人員主要是由剪彩者與助剪者等兩個主要部分的人員所構成的。文秘人員必須對剪彩人員進行認真地選擇，並事先進行必要的培訓。
（1）剪彩者
一般來說，剪彩者可以是一個人，也可以是幾個人，但是一般不應多於五人。通常，剪彩者多由上級上級主管、合作夥伴、社會名流、員工代表或客戶代表所擔任。
（2）助剪者
一般而言，助剪者多由會議主辦方的女員工或聘請的專業人員擔任禮儀小姐。在剪彩儀式上服務的禮儀小姐，又可以分為以下幾類，如下。
迎賓者: 迎賓者的任務是在活動現場負責迎來送往
引導者:引導者的任務是在進行剪彩時負責帶領剪彩者登臺或退場
服務者:服務者的任務是為來賓尤其是剪彩者提供飲料，安排休息之處
拉彩者:拉彩者的任務是在剪彩時展開、拉直紅色緞帶
捧花者:捧花者的任務則在剪彩時手托花團
托盤者:托盤者的任務則是為剪彩者提供剪刀、手套等剪彩用品
在一般情況下，迎賓者與服務者應不止一人；引導者既可以是一個人，也可以為每位剪彩者各配一名；拉彩者通常應為兩人；捧花者的人數則需要視花團的具體數目而定，一般應為一花一人；托盤者可以為一人，亦可以為每位剪彩者各配一人。
3．準備剪彩儀式所需的物品
剪彩所需要的物品通常包括以下五種，如下。
4．擬定剪彩程序
剪彩程序通常包括如下。
- 請來賓就位：在剪彩儀式開始時，主持人應請全體到場者在已排好順序的座位上就座，剪彩者應就座於前排
- 宣布儀式開始：在宣布儀式開始後，樂隊可演奏音樂，現場可燃放鞭炮，全體到場者熱烈鼓掌，接著向全體到場者介紹到場的重要來賓
- 登臺：發言者按順序登臺，文秘人員可適當安排音樂或帶動現場鼓掌歡迎
- 進行發言：發言者的內容應言簡意賅，每人不超過三分鐘，發言重點分別為介紹、道謝與致賀
- 進行剪彩：全體到場者應熱烈鼓掌，必要時還可奏樂或燃放鞭炮，在剪彩前，須向全體到場者介紹剪彩者
- 進行參觀：剪彩之後，秘書人員應陪同來賓參觀被剪彩之物
5．規定剪彩做法
（1）當主持人宣告進行剪彩之後，禮儀小姐應率先登場。在上場時，禮儀小姐應排成一行行進場，從兩側同時登臺，或是從右側登臺。登臺之後，拉彩者與捧花者應當站成一行，拉彩者處於兩端拉直紅色緞帶，捧花者各自雙手手捧一朵花團。托盤者須站立在拉彩者與捧花者身後一米左右，並且自成一行。
（2）在剪彩者登臺時，引導者應在其左前方進行引導，使之各就各位。若剪彩者僅為一人，則其剪彩時居中而立即可；若剪彩者不止一人，則其登臺時亦應列成一行，並且使主剪者行進在前。當剪彩者均已到達既定位置之後，托盤者應前行一步，到達前者的右後側，以便為其遞上並剪刀、手套。
（3）在正式剪彩前，剪彩者應首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所準備後，集中精力，右手手持剪刀，表情穩重地將紅色緞帶一刀剪斷；若多名剪彩者同時剪彩時，其他剪彩者應注意主剪者動作，與其主動協調一致，力爭大家同時將紅色緞帶剪斷。
（4）剪彩者在剪彩成功後，可以右手舉起剪刀，面向全體到場者致意，然後放下剪刀、手套於托盤之內，舉手鼓掌。接下來，剪彩者可依次與主人握手道喜，並列隊在引導者的引導下退場。
（5）待剪彩者退場後，其他禮儀小姐方可列隊由右側退場。
安排簽字儀式
簽約，即合同的簽署。文秘人員在安排簽字儀式時要作好以下工作。
（一）布置簽字廳
簽字廳有常設專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的具體內容，如下。
2．安排簽字時的座次
文秘人員應當認真安排簽字時的座次，因為在正式簽署合同時，各方代表對於禮遇均非常在意，而座次問題最能體現禮遇的高低。座次安排因合同簽訂方而有所差別如下。
3．預備待簽的合同文檔
文秘人員應按常規為在合同上正式簽字的有關各方，均提供一份待簽的合同文檔，必要時，還可再向各方提供一份副本。使用外文撰寫合同時，應反覆斟酌，字斟句酌，不要望文生義或不解其義亂用詞匯。待簽的合同文檔，應以精美的白紙制成，按大8開的規格裝訂成冊，並以高級質料，如真皮、金屬、軟木等等，作為其封面。
4．規范簽字人員的服飾
在出席簽字儀式時，簽字人、助簽人以及隨員應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，並且配以白色襯衫與深色皮鞋，男士還必須繫上單色領帶，以示正規。在簽字儀式上出現的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。
5．安排簽字儀式的程序
安排簽字儀式的程序，如下。
宣布簽字儀式正式開始
有關各方人員進入簽字廳，在既定的位次上各就各位
簽字人正式簽署合同文檔
通常的做法，是首先簽署主方保存的合同文檔，再接著簽署客方保存的合同文檔
正式交換合同文檔
各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀並相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀念，全場人員應鼓掌，表示祝賀
共飲香檳酒互相道賀
交換已簽的合同文檔後，有關人員，尤其是簽字人當場飲上一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法
安排慶典儀式
文秘人員在安排慶典儀式時，要作好以下幾個步驟的準備工作。
1．確定慶典儀式的內容
在舉行慶典儀式時，文秘人員應當安排能夠體現熱烈、歡快、隆重特色的慶典內容。無論慶典儀式的內容是什麼，文秘人員都要以塑造本企業的形象，顯示本企業的實力，擴大本企業的影響，作為慶典儀式的宗旨。舉行慶典儀式的內容可分為以下四種，如下。
- 成立周年慶典
- 取得重大業績的慶典
- 榮獲某項榮譽的慶典
- 本企業取得顯著發展的慶典
2．選擇、布置舉辦慶典儀式的地點
舉行慶典儀式的現場是慶典活動的中心地點。文秘人員應當根據慶典儀式的宗旨，恰如其分地選擇、布置舉行慶祝儀式的現場。
文秘人員在選擇具體地點時，應根據慶典儀式的規模、影響力以及本企業的實際情況來決定。不論選在哪裡舉行，文秘人員應盡量避免影響儀式的外在因素，以保證慶典儀式的順利進行。
為了襯托慶典儀式熱烈、隆重、喜慶的氣氛，文秘人員應對舉辦慶典儀式的現場進行布置。可在現場張燈結彩、懸負傷燈、彩帶；張貼一些宣傳標語並且懸掛標明慶典具體內容的大型橫幅。
3．擬定出席者名單
文秘人員應當精心擬定出席者的名單。在擬定出席者名單時，文秘人員應從慶典儀式的宗旨出發，切忌讓出席者勉為其難。文秘人員將擬定好的出席者名單請報上級主管，經上級主管審核後方可確定。一般出席者包括上級上級主管、社會名流、大眾傳媒、合作夥伴、社區關係和員工等。
4．組建慶典工作小組
文秘人員應根據慶典內容等組織慶典工作小組，其小組劃分及職責分工如下。
5．制定慶典的具體程序
成功的慶典儀式與其程序有著很大的關係，文秘人員應當精心擬定好慶典工作的具體程序。通常，慶典大致上應包括下述幾項程序，如下。
- 引導來賓就座，介紹嘉賓
- 由主持人宣布慶典正式開始
- 企業上級主管致辭
- 邀請嘉賓講話
- 開始各項慶典活動
- 安排文藝演出
- 邀請來賓進行參觀
組織大型參觀、文娛活動
1．組織參觀活動
來賓到達後，無論其性質與任務如何，文秘人員都可安排一定的參觀、文娛活動。文秘人員組織參觀活動應做好以下工作。
（1）明確參觀活動的目的和主題
文秘人員應為參觀活動確定一個明確的主題，即想通過參觀活動達到什麼樣的效果，給來賓留下什麼印象。
（2）確定邀請對象
參觀活動的邀請對象主要有以下四類，如下。
（3）確定參觀時間
開放參觀既可以常年進行，也可以定期進行。一般來說，文秘人員應把參觀活動安排在一些特殊的日子，如周年紀念日、逢年過節，或者大型的機器開工等。此外，還要注意季節、氣候，如暮春、初秋氣溫較好，是理想的參觀時間，太熱，太冷都不宜安排參觀。
（4）搞好接待工作
文秘人員對來賓應熱情周到地做好登記、講解、嚮導等來賓接待工作。安排合適的來賓休息場所和茶水飲食，贈送有意義的紀念品。
（5）擬定參觀活動路線
文秘人員要提前擬定好參觀路線，制作嚮導圖及標誌，標明辦公室、餐廳、休息室、醫務室、廁所等有關方位。
（6）做好宣傳工作
為了使參觀活動起到應有的效果，文秘人員還應準備一份簡單易懂的說明書或宣傳材料。在參觀之前，先放錄像片或幻燈片進行介紹，幫助來賓了解企業的主要概況，然後再沿參觀路線作進一步解釋和回答問題。
（7）其他工作安排
參觀活動結束後，文秘人員還需要進行一系列的公關活動，如致函向來賓道謝，登報向各界鳴謝，召開來賓代表座談會，聽取意見和建議，以改進管理。
2．組織遊覽觀光活動
文秘人員在組織遊覽觀光活動中，應做好以下幾項工作，如下。
選擇遊覽項目
對於外地來賓，要根據來賓的目的、性質、興趣意願和當地的實際情況，選擇有針對性的、來賓感興趣的、季節性允許有可能的項目；對於內部公眾的遊覽活動，根據企業的實際情況進行選擇
預先作出安排
關於遊覽預計持續時間、參觀的景點和順序、活動的日程及作息安排（包括搭車、用餐和住宿的時間和地點），文秘人員要作出詳細計劃，制定日程表，或提供遊覽介紹等書面材料，提早發給遊覽者
做好陪同工作
文秘人員要分清內賓和外賓，根據實際需要和可能派身份相當的公關人員聯絡、接待，並安排導遊、講解員等
3．組織文藝聯誼活動
（1）選擇合適的聯誼形式
文秘人員組織聯誼活動可以採用一種形式，如組織一次座談會，或舉行文藝招待會等；也可以綜合幾種形式，如座談會後參加舞會或者宴請後觀看電影或文藝演出；還可以在進行其他專題活動時組織聯誼，如新聞發布會後舉行宴請，展覽會期間組織舞會或電影等。
（2）進行獨特的聯誼創意
文秘人員策劃聯誼活動也要注意按照參加聯誼來賓的心理特點，經常出席並應具有人情味，情感化，突出來賓的參與性。
（3）充分應用聯誼技巧
文秘人員在進行聯誼活動的組織工作時需要掌握以下組織技巧，如下。
- 正式場合配以正式的服飾
- 及早發送請柬和通知
- 選擇合適時間，精心布置聯誼場所
- 安排好接待和警衛工作等
（4）組織娛樂活動
文秘人員可為來賓組織的娛樂活動包括觀賞歌舞演出、戲劇、聽音樂會等。文秘人員為來賓預訂文藝演出座位時，應以第7～9排最好，如有包廂則最好，看電影以第十五、六排為好，觀看時應有人陪同。陪同時，要求文秘人員衣著文雅大方得體，觀看演出時不能遲到，也不能提前退場，把移動電話調到振動，不在場中打電話。
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