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圖片由Ehud Neuhaus提供，來自https://unsplash.com
作者：書單君
來源：書單（ID：BookSelection）
1 所謂的「工作效率高」， 到底是什麼意思？
前陣子關於「996」的討論中，有一個詞出現的頻率特別高，那就是「工作效率」。
很多老板會說，員工加班是因為工作效率不高；而員工則往往心里會想，我的效率挺高了，加班都怪老板指派的工作太多。
可見「效率」真是個好東西，大家都指望靠它讓自己早下班。
很多講提高工作效率的文章，往往會引用巴菲特的一句話：「在我看來，能做好事情的人，並不是‘馬力最大’的，而是‘效率最高’的。」
乍一看特別正確，可仔細一想就能發現有點不對勁：「馬力大」意味著能力強，能力強的人怎麼會效率不高呢？
其實，在「能做好事情的人，並不是‘馬力最大’的，而是‘效率最高’的」前邊，巴菲特還有一句話，卻被引用者有意無意地刪去了——
「一台標著300馬力的發動機，實際輸出的功率可能遠遠小於300馬力。」
因為發動機標稱的是理論功率，實際上，受機械本身的損耗以及工作環境的影響，它實際上無法按理論功率來輸出。
兩句話連起來看，才能領會巴菲特比喻的妙處：機器尚且無法按理論效率穩定輸出，何況人呢？
因此，所謂「某某工作效率高，某某某效率太低」之類的說法，其實是錯的。即便是那個被認為「工作效率高」的人，在生病、饑餓、過長加班、缺乏睡眠之類的情況下，也不可能高效如一。
那麼，如何擁有高效狀態，難道成了不可捉摸的玄學？
並非如此。
今天和大家分享的這本書，就幫我們揭示了高效工作的秘密：《每天最重要的2小時》。
作者喬希·戴維斯是哥倫比亞大學的心理學博士，主要研究領域是神經科學。這本書與眾不同之處在於，它側重從人的生理和心理規律方面，給出了在工作日任意時段，做到大腦巔峰狀態的策略。
其中有3個策略，我認為最重要，堪稱「高效三叉戟」。如果掌握了它們，你或許會發現，完成能使一天顯得卓有成效的工作，可能僅僅需要2個小時，準點下班也不再是奢求。
2 不要讓大腦進入「自動模式」
有個詞叫「忘我」，常用來形容對工作的專注和投入。
進入忘我狀態，聽起來似乎不錯。但實際上，它往往是「效率陷阱」。
書中有個例子：
阿道是一名金融分析師，他的職責之一是撰寫分析報告。
這天早上，他狀態不錯，忘我地在電腦前敲了兩個小時後，已經完成了報告的3/4，勝利在望。
阿道顯然對自己的進度很滿意，在座位上伸了個懶腰，突然，他想到有一封關於部門預算的郵件已經好幾天沒回復了，便打開了郵箱。
這一下，有十幾封新郵件湧了進來。最先進入他眼簾的，是幾封合作夥伴的拜訪邀約，因為處理起來不難，他就順手一一點開，回復了它們。
正在他準備要找到那封關於預算的郵件時，鬧鈴提醒他，15分鐘後該去和CEO匯報工作了，這是他們昨天就約好的。
阿道猶豫了一下，決定還是把那封郵件找出來，以他之前的經驗，回復它可能只需要七八分鐘。
然而這次很不巧，有幾個關鍵數據需要查找以前的文件，他花了10分鐘才把它們找齊。
與CEO的匯報要開始了，而回復預算的郵件還沒寫完，阿道急得冒了一腦門子汗，匆忙趕去會議室。
結果，因為準備不充分，他的匯報磕磕絆絆，CEO有些惱火……
在阿道身上，你有沒有看到一點自己的影子？
我們每天忙忙碌碌，隨手抓住飄到眼前的任務，輾轉於各個工作之間，往往在「意外」事件上花了遠超預想的時間，到頭來真正該乾的事卻沒什麼進展。
戴維斯說，問題出在我們的大腦，因為它很容易進入「自動模式」：一旦開始一項活動，我們的神經程序就會一直運行下去，直到任務完成，或被打斷。
就像阿道，本來想著回復預算郵件，卻被其他郵件吸引了注意，一封一封地回了下去，以致於連後邊和CEO的匯報都受了影響。
對此，戴維斯提供了一個解決策略——在每天工作中的覺察點，思考下一步最好該去做什麼。
所謂的覺察點，就是你完成一項任務後、開始另一項任務之前的這段間隙。
在這些時刻，你會讓大腦從自動模式中跳出來，讓你與眼下最受關注的事保持一定距離，有意識地思考接下來什麼事情是最重要的，然後為它分配時間。
就拿阿道的這一上午來說，他在完成了報告的3/4時，松了一口氣，這時他其實就處於覺察點。
如果他能意識到接下來最重要的工作，是20分鐘後向CEO匯報，那麼他就不會打開郵箱，而是快速敲下報告未完成部分的關鍵詞，然後走到窗邊，坐在沙發上閉目休息，並把一會要匯報的內容在腦子里過一遍。
這樣一來，他的這個上午，至少可以保證完成一次成功的匯報，並順著匯報前寫下的關鍵詞，把分析報告也完成。
至於預算郵件，可以在下一個覺察點考慮要不要回復。
利用覺察點，這聽起來特別常識，然而真正有意識這樣做的人卻很少。
原因在於，當人們處於抽離於工作的覺察點時會意識到，時間在流逝，任務還很多，而自己卻毫無進展。這讓他們感覺很不舒服，於是匆忙跳過這些間隙，隨手抓起一件事，埋頭幹了起來。
這正是我們給自己挖下的低效陷阱。
3 善用你的「心理能量」
僅僅在覺察點時思考接下來最該做的工作，還不一定能讓我們擁有一段高效時間。因為還有一個很重要的因素要考慮，那就是我們的心理能量。
這一點，我有親身體會。
某天晚上，我突然想到了一個很棒的選題，因為馬上要到睡覺時間了，便想著第二天到公司後，花一個小時把大綱寫下來。
次日上午，我剛到辦公室坐定，就有兩個出版社的朋友在微信上找我，交流他們最近的重點書目。我知道這不是今天最重要的事，本想應承幾句就結束對話，但還是花了差不多20多分鐘才處理完畢。
剛準備把思維調整到昨晚想的選題上，同事又發來了她的一篇初稿，讓我給修改意見。我知道這事也耽誤不得，因為沒有修改意見她就沒法往下改第二稿，所以我只好又拿出40分鐘，讀完稿子並寫了一些修改建議。
這時候終於沒人打擾了，可我卻發現自己早已沒有了昨晚想到選題時的興奮，打開文檔幹巴巴地寫個框架，就用去了一小時，但細節邏輯還有很多待推敲的地方。
沒錯，我是擁有了一個完整的一小時，並且專注在寫大綱這件事上，可成果卻不令人滿意。
按戴維斯博士在《每天最重要的2小時》里的說法，問題就出在，我把大腦中被稱為「執行功能」的能量消耗盡了。
「執行功能」指的是大腦擁有的各種控制功能，它幫我們做決定，做計劃，進行自控。
然而，它的儲備是有限的。
行為自控會消耗心理能量，比如人們容易在晚餐時暴飲暴食，就是因為心理能量在對午餐和下午茶等美食誘惑的抵制中，已經消耗得差不多了。
同樣，做太多決定，哪怕只是穿什麼衣服這樣的日常小決定，也會導致心理疲憊。
我打算用一個小時寫選題大綱，這個想法沒錯，但錯在我沒有意識到，一個小時與一個小時是不同的，精神飽滿的一小時與心理疲憊的一小時，工作成效可能天差地別。
戴維斯博士建議，一天內最重要的事應該盡量放在早上完成，而不是讓回郵件之類的幾百個小決定先把大腦能量耗盡。
同時，如果第二天計劃了重要活動（當眾演講、重大會面等），那麼頭天晚上就可以做一些決定，比如穿什麼衣服，去哪里吃午飯，等等，而不是把它們留到第二天來消耗心理能量。
除了大腦的「執行」功能外，還有一種心理能量需要重視，那就是情緒。
你也許有這樣的體會：當心情放鬆愉悅，大腦思路會清晰連貫很多，不時會有創意想法產生。而當心情緊張或低落，智商情商都仿佛不在線。
所以，當你處在一個覺察點，也要注意自己此刻是否正處在積極情緒中，如果不是，可以通過聊天、聽音樂、看有意思的書等，把情緒調節到較好的狀態。
4 調整你的專注預期
當我們在覺察點選擇好接下來要做的工作，並且意識到情緒狀態也對頭的時候，剩下的事就是在這段時間里保持專注了。
不過，你預期的專注到底是什麼樣？心無旁騖，完全不分心嗎？
戴維斯說，對不起，你很可能對專注有誤解。
我們總以為注意力像聚光燈，它照到某個地方，不會散射不會挪動。
然而大腦實際上並不是如此工作的，它天生無法長時間專注。進化塑造出了大腦的生理特點，能在不同的注意點之間來回切換，以便及時觀察到危險，否則，人類恐怕很難生存下來。
所以，我們對專注的預期應該做些調整。
不要強迫自己不去想某件事。否則你會發現，越是讓自己不去想，它越會在腦子里揮之不去。
同時，當走神發生時，不要責備自己。
尤其在辦公室里，桌面上的物件、走動的同事，這些分散你注意力的事情是一定會存在的。你唯一可以保持專注的方法，就是接受這些分心之事的存在，一旦覺察到自己思緒飄走了，不要自責，只需要再溫和地把它帶回到眼前工作中就行。
戴維斯說，當我們需要在一段較長的時間里保持注意力集中時，真正的秘密武器並不是紀律或意志，而是自我同情。
5 小結
除了以上3個策略，戴維斯在《每天最重要的2小時》里，還為我們提供了其他建議。
比如，掌握一些飲食和運動的訣竅。
在重要任務前後，適當的運動可以舒緩你的緊張情緒；
經常喝水，能讓大腦保持敏捷；
如果想保持15分鐘以上的專注狀態，就盡量不要碰碳水化合物含量高的食物：如烘烤甜點、三明治或者比薩，也不要喝果汁、蘇打水和加糖冰茶，更不能吃薯條、薯片、麵包和糖果。
作者給這本書起名叫「每天最重要的2小時」，並不是說你可以在2小時內完成所有工作，也不是特指某個時段的2小時（比如早9點到11點），而是讓我們意識到——
你是人，而不是機器，不是單純堆積工時就會有更多產出。恰恰相反，你只能在有限時間里保持高效，而我們要做的，就是利用好這有限的高效狀態，完成一天里最重要的工作。
也許你會說，那些不太重要的工作怎麼辦，它們很多，真的做不完。
書里還有個建議——學會「策略性無能」。也就是學會接受不得不放棄一些工作時的挫敗感。
有些工作不做確實會有不好的後果，但是，「打一兩場敗仗沒關係，只要贏得整個戰爭就行」。
如果你能為繁多的工作任務排出優先級，並且有高效產出，那在職場上的身價無疑會邁上一個新台階。
讀《每天最重要的2小時》，我發現效率的本質，就是熟悉和學會運用你最重要的生產工具——你的身體和心理。只有當我們把自己真正看作「人」，才會清楚自己的局限和優勢，從而創造出自己卓有成效的時間。
要想掌控工作，先要掌控自己。
—THE END —
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