「不成能完成的任務」,怎麼接?

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「不成能完成的任務」,怎麼接? 職場 第1張

面對老板扔過來的「不可能完成的任務「,這是最好的迎接姿勢!

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作者:王世民 深圳爾雅總裁 YouCore創始人著有《思維力》《學習力》《個體賦能》

來源:YouCore ID:YouCore

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你敢接看似不可能完成的任務嗎?

2018年,有一個產品經理與APP開發工程師打架的小事很引人註目。為什麼這個小事這麼引人註目呢?因為打架的理由很奇葩:

產品經理向APP開發工程師提出了一個需求,要求根據用戶手機殼顏色自動變換APP主題顏色,對於這個「不可能完成」的任務,工程師沒能按捺住情緒,於是雙方大打出手了

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上面這個故事有點像段子的感覺,但以下這些看似「不可能完成的任務」,都是經我求證過的真實任務:

5天內,全新策劃上線一款APP。根據用戶心情(需要)自動變換語音消息是用手機聽筒還是揚聲器播放。進行為期1周的裂變活動,社群人數從現在的800人增加到10萬人。

如果是你的話,這些任務你敢接嗎?我相信有人敢接,有人則會千萬百計地推脫。那是什麼讓我們在面對看似「不可能完成的任務」時,產生了截然不同的態度呢?

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敢不敢接任務的三大影響因素

撇開環境、老板的因素不談,從接任務者的個人層面來看,敢不敢接「不可能完成的任務」,主要受三個因素影響 1、性格差異人跟人的性格是有差異的,其中好勝心和輕諾(輕易承諾),對接不接「不可能完成的任務」影響最大。① 好勝心一般來說,好勝心偏強的人接受「不可能完成的任務」的概率更高;而好勝心不強的人,則不太願意挑戰「不可能的任務」。② 輕諾有人的性格害怕拒絕別人,或者傾向於討好他人,這種性格的人哪怕對任務完全沒把握或者心里壓根就不想做,他也會口頭上先答應下來。好勝心跟輕諾,雖然都會促使一個人接受看似「不可能完成的任務」,但兩者還是有不同的:

前者會認真去履行承諾。後者一般只是口頭答應而不會守信,《老子》里的「夫輕諾必寡信」講的就是這種情況。

2、認知差異除了性格的不同,認知上的差異也會影響一個人在面對「不可能完成的任務」時的態度。有人在面對任務時,首先想到的是自己會不會做,以及萬一做不好產生不利的影響怎麼辦。而有人的認知則相反,他們想的是如果不接這個任務,那麼最好的情況也就是零分了,而如果接了這個任務,哪怕沒做好,最差的情況也會比零分要好,何況還有做好的可能呢。 3、自我效能感差異性格相似、認知相同的兩個人,在面對「不可能完成的任務」時,選擇就一定會一樣嗎?也不會。如果他們曾經經歷過的成功體驗或失敗體驗(也就是自我效能感)不同,就會造成不同的選擇。自我效能感強的人,因為之前有過多次成功的體驗,所以在面對「不可能完成的任務」時,會更有自信去接受挑戰。

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而自我效能感不高的人,因為之前有太多失敗的體驗,所以不太敢去接受太高的挑戰。了解了上面三大影響因素後,你有沒有審視下自己,看看是哪些因素讓你敢於或不敢接受看似「不可能完成的任務」的呢?這個清楚後,在面對「不可能完成的任務」時,你就更知道如何去應對了。

– 03-

怎樣應對「不可能完成的任務」

面對「不可能完成的任務」時,有長期和短期兩種應對方法。長期的應對方法,是在接到任務前就要採取對策的;而短期應對方法,則是針對已經接到任務的情況。這次咱們先一起探討下更立竿見影的短期應對方法。我舉一個自己的真實經歷做為示例:

我在老東家工作時,老板曾給我布置了一個看似「不可能完成的任務」:去鞍山接手一個客戶已經要求退款的礦山咨詢項目。

這個項目原計劃是四個月完成,老板派任務給我的時候項目已經做了差不多三個月了,客戶什麼咨詢成果都沒認,除簽合同時的首筆款外,其它的階段款一分錢都給過。老板要求我去打消客戶退款的念頭,而且要按原計劃完成項目並收款。這意味著我得在一個月內完成原來四個月的活,而且帶的還是一個正士氣低落的項目團隊。這個任務確實很有挑戰性,但我竟然真的在一個多月後(比老板布置的期限超了5天),不辱使命地回到深圳給老板交差了。

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我是怎麼做到的呢?我的做法就是遵循「果斷接受,認真去做」的原則,分別在任務接受、任務執行、任務收尾三個階段,採取相應的對策

– 04 –

任務接受階段的對策

在老板已經將任務布置出來的前提下,最好的做法就是先表態:果斷接受。關於這點,你可以換位思考下。假如你是老板,你現在遇到了一個急需解決的問題,然後,你找到了一個似乎有點可能解決這個問題的人。這個人在聽到你布置的任務後,可能有兩種反應:

反應一:推三阻四,或者反復渲染困難反應二:二話不說,果斷答應

請問,你更期待哪一種?你的老板說白了也是普通人,他期待的反應跟你期待的反應是一樣的。而且,在我們一起分析敢不敢接「不可能完成的任務」的三大影響因素時,你已經接觸了一個新認知:不接就是零分,接了肯定比零分高

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因此,我當時就表態答應去鞍山這個礦山項目了,而且不只是口頭答應(輕諾要不得),心里也真正做好了接手這個項目的準備。這就是「果斷接受」的應用。但「果斷接受」僅僅是開了頭而已,既然是看似「不可能完成的任務」,就絕對不會因為你果斷接受就能順利完成,恰恰相反,你剛剛跳入了一個「火坑」。這種「不可能完成的任務」,絕對是困難重重。你給了老板希望,如果又做得一團糟,還要他再出面「擦屁股」的話,那你在老板心目中的印象就會變得不可信了。因此,你要花120%的時間和精力來「認真執行」。在任務接受階段的「認真執行」,關鍵要做到三點: 1、將複雜問題簡單化也就是要分解問題,並定位到關鍵瓶頸所在。

我接手的這個咨詢項目經過分解後,我發現關鍵問題出在跟客戶董事長的匯報質量上:

第一次給董事長匯報沒重視,給客戶形成了不太行的第一印象後,後面客戶方的項目經理就不敢隨便讓項目組給董事長匯報了,每一個咨詢成果他都要反復挑剔,結果項目進度就耽擱了。

2、分析所需資源分解並定位出關鍵問題後,就要考慮你現有的資源能否解決這個問題了。若不能的話,就要分析需要哪些資源支持,並積極去跟老板索取這些資源。這一步可以說是任務接受階段中最關鍵的一步了。咱們需要為老板分憂,「果斷接受」任務,但同時也要跟老板積極索取完成這個任務所需的資源。原因有兩點:① 完成任務的必須面對這類「不可能完成的任務」,如果你不爭取必要資源的話,那肯定100%完不成任務的。② 確認任務的必要性在你爭取資源的過程中,老板必然要再認真思考下這個「不可能完成的任務」是否值得去做。很多時候,老板一旦發現投入高於產出,自己就會撤回這個「不可能完成的任務」,或者降低任務的目標,「不可能完成的任務」就變成了「可能完成的任務」。這就巧妙地幫你過濾掉了無意義的「不可能完成的任務」(比如按照手機殼顏色變換APP主題的需求),而且這是老板自己改變的,這比你剛接任務時就跟老板討價還價的效果好多了。回到我的做法上。我分析出問題的關鍵是項目組失去了客戶董事長的信任後,就申請讓老板先出面跟客戶董事長見一面,一是確定客戶的底限,二是以派新的項目負責人為契機贏得一次再匯報的機會。我這麼做就給自己爭取到主動權了:

如果老板不願意見客戶董事長,那他的支持不夠,也就不好意思跟我要求結果了,是老板辜負了我,不是我辜負了老板。如果老板願意見客戶董事長,那任務的完成也多了一點把握。

老板出馬後,效果還超出了我的預期,客戶董事長不僅同意了再聽我匯報一

次,而且我們老板自己也降低了要求——項目可以推遲2個月結項。

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3、識別並突出風險問題簡化、要到資源後,代表著這個任務就要正式往下執行了。但你在執行前,務必要認真地識別出所有的關鍵風險,並隨同你的風險對策一起發給老板。這麼做,可以讓老板看到你的能力和態度,同時更關鍵的是可以管理老板的期望(老板很多時候,是不知道他所布置的任務有多麼困難的)。這麼多的風險,這麼大的挑戰,你如果沒做好的話是不是情理之中?做好了的話,是不是力挽狂瀾的英雄?

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任務執行階段的對策

有了任務接受階段的基礎後,看似「不可能完成的任務」也就有了一絲完成的可能。但任務接受階段的3個關鍵對策是一把「雙刃劍」,給了你完成任務可能的同時,也將你自己的後路給斷了。你想,你要的資源老板都給了,對任務的目標老板也認為你完全理解並接受了,這時老板就不太能接受你搞砸任務了。但不幸的是,任何一個任務,不到真正執行的時候,誰都沒有能力將所有的風險和問題都識別出來。而且,外部環境的變化、客戶的反應、項目成員的工作質量,都不是你完全能控制的。換句話說,你並不能確保任務就一定能成功完成。所以,你一定要給老板展示出除項目成果外的兩個優秀品質:品行與能力,以化解萬一任務沒出成果的風險。所有老板都希望看到員工和下屬有著良好的品行和突出的能力,那在任務執行過程中怎麼向老板展示出自己的品行和能力呢?其實也很簡單:讓老板看到你認真執行任務的工作態度和工作方法

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因此,到了項目執行階段,你要做的就是一定要跟老板積極溝通、及時匯報項目進展,這樣老板才能看到你的工作態度和工作方法,也才能感知到你的品行與能力。在跟老板溝通匯報時,要留意兩個關鍵點:

1、寧可溝通過度,也絕不能溝通不足假如你不清楚怎樣的溝通頻次才是合適,那寧可過度溝通,也不能溝通不足。我到了鞍山的項目現場後,每天給老板發郵件說明項目進展及我們採取的關鍵措施,同時每周固定電話匯報項目情況。這麼做了後,老板就知道每一點任務成果的來之不易了,也能充分感知到我的工作態度和工作方法。 2、多匯報風險和建議,盡量不給老板拋問題雖然說要積極溝通,及時匯報,但你要注意匯報的內容。

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特別是任務執行遇到困難的時候,給老板匯報的一定是風險以及你設想的風險應對措施,千萬不要拋給老板問題,尤其是你還沒有應對措施的問題。如果你給老板匯報的是風險和建議,那麼一天一次他也不會嫌煩;但如果你拋給老板的是問題,那麼哪怕一周一次,他都會嫌多。沒有一個優秀的老板會害怕風險,風險意味著問題還沒有發生,可以採取各種措施來規避、減輕或轉移。但老板都不喜歡問題,問題都已經發生了,你將問題拋給老板,想老板怎麼做呢?他也沒有能力時光逆轉,對吧。在任務執行過程中,只要你按上面兩點跟老板積極溝通、及時匯報,那麼即使最後任務沒有完成,你在老板心目中的印象也不會太差

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使用5why的常見錯誤

經過任務接受和任務執行這兩個階段後,咱們終於來到任務收尾階段了。如果任務成功完成,那就沒什麼要說的了,心安理得地接受你應得的讚譽與獎勵就可以。但不幸的是,既然是「不可能完成」的任務,雖然我們已經採取了很多有效的對策,但任務還是依然有可能會失敗的,因此有時你不得不面臨一個挑戰:如何跟老板匯報失敗的任務。在總結任務失敗的經驗時,依然要「認真執行」:對老板一定要給建議性反饋(比如透過這次任務收獲了什麼意外的發現,下次會怎麼改進等),千萬不要給自己找開脫的理由。更重要的是,你自己一定要總結下,自己從這次任務中到底沉淀了什麼能力和經驗,這樣才對得起自己為挑戰這次「不可能完成的任務」所做的付出。而且,切記不要被這次的挑戰失敗影響了你的自我效能感,下次遇到類似機會時,依然可以選擇挑戰。其實,無論任務挑戰成功與否,你都是受益者(即使任務失敗了你的能力也大幅提升了),一旦任務失敗,老板才是最受傷的那位(所以要記得憐憫下老板~)。

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做個小結

不管你樂不樂意,你多多少少都會接到看似「不可能完成的任務」。一味回避肯定是不行的,因為「職場懦夫」是永遠不會得到垂青的,因此你要掌握「不可能完成的任務」的應對方法——果斷接受、認真執行:① 在任務接受階段:要分解好問題,跟老板要足資源,並做好風險分析。② 在任務執行階段:要跟老板積極溝通,及時匯報。③ 在任務收尾階段:萬一任務失敗,要給老板建設性反饋,不要開脫自己。

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