時間管理的終極方法，是給自己搭建一個「高效系統」

作者 | Dan Silvestre

來源 | medium.com

任何人的一天都是24小時。時間是唯一對這個星球上的每個人都完全相同的資源。這就是為什麼有效的時間管理是如此寶貴的技能。知道如何管理你的效率和工作會讓你比其他人更有優勢。

在這篇文章中，我將介紹如何構建自己的效率系統，以便有效地管理時間。

我們只需要5個步驟：

1. 優化前，先減負

2. 建立自己的生產力系統

3. 結合生產力技巧

4. 找到真正的任務

5. 高效委派

優化前，先減負

我有超過300GB的照片和視訊。

智能手機讓我們每天只需點一下按鈕就可以拍照。多年來，我積累了數以千計的視訊和照片。不久前，我將文件夾復制到網盤和硬碟中，這樣我就可以多處備份，以防出現問題。

以往我會花時間在網盤上刪除失焦或類似的圖片，給文件夾重命名，按年編目。這意味著其他兩個來源——我的電腦和硬碟上的都是「舊版本」。

今年我想把我的相機照片復制到我的照片庫中。問題是，放到哪一個照片庫裡？網盤裡可能是最新版本，但它沒有我所有的手機照片，這些照片都在我的硬碟裡，而硬碟裡的版本較舊。我決定是時候一勞永逸地整理和優化我的照片集了。

我做的第一件事是在優化前進行篩選。一旦我刪除了不必要的照片，它可能會減少到40-60GB。

所以我將所有文件夾合併到一個文件夾中並開始刪除重復項。我使用了最有效的時間管理規則之一「80/20 規則」來快速節省大量空間：20% 的圖片是否占據了 80% 的空間？果然，幾個重復的視訊占據了大部分空間，所以在不到 5 分鐘的時間裡，我的空間就降到了 200GB。

一旦我刪除了所有重復的照片，我就可以開始手動選擇要保留的照片。

是的，保留，而不是刪除。近藤書中的一句話改變了我的觀點：「重要的不是要丟棄什麼，而是要保留什麼。」 當你隻保留你喜歡的東西時，你會突然愛上每一張照片。

現在，我每天晚上都會花幾分鐘時間瀏覽文件夾並決定要保留什麼。每天大約需要 10 分鐘，幾周之內我就能完成所有篩選活動。

這個故事對我來說有什麼意義呢？

拿起你擁有的一切並立即開始優化是一個典型的新手錯誤。

如果你正在嘗試優化你的日常工作，請先將所有任務寫在一張紙上，花幾分鐘時間反思它們。然後，對於每項任務，問以下問題：「這個任務對我的目標有幫助嗎？」

清除所有無助於實現目標的東西。在優化之前，先減負。

建立你的效率系統

現在你已經清除了所有非核心的東西，剩下的都是對你的目標有幫助的任務。現在，是時候建立一個適合自己的效率系統，以便確定任務的優先級並完成工作。

但首先，重要的是要理解沒有任何效率系統是完美的。你應該根據你的需要和你的工作方式開發一個「自己的效率系統」。我們想要做的是從其他系統中汲取靈感，然後構建專門為自己設計的定制系統。

一旦你建立了主要框架——系統的「大腦」，然後你就可以把它帶到微觀層面並開始使用效率技巧來優化該系統的各個部分。

這裡有一些著名的效率系統：

▼To-Do List：最簡單的生產力系統，也是許多其他框架的基礎。To-do List有很多不同的種類，比如「必做清單」。

▼7個習慣：基於史蒂芬·柯維《高效能人士的7個習慣》，探討如何改變我們的工作和生活的方式。

▼Getting Things Done (GTD)：基於 David Allen 的書《搞定》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ）；

▼Zen to Done (ZTD)：基於 Leo Babauta 的書《輕松搞定ZTD》（Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System ），建立在 GTD 之上，但專註於習慣而不是系統。

▼看板：可視化生產力系統，非常適合團隊合作。

▼DBTC（Don’t Break the Chain習慣養成法）：由 Jerry Seinfeld 推廣，是目前最簡單的系統之一。

用日曆模板改造DBTC系統

▼番茄工作法：基於 Francesco Cirillo 的書《番茄工作法》，將時間劃分成塊來完成深度工作。

花幾分鐘時間了解每個系統及其運作方式。我們想做的是取最好的部分，制作我們自己的系統。只有你才能定義什麼是「最好的部分」。

以下是一些好用的效率的原則：

• 易於學習：如果你學習這個系統需要一個多小時，它就有需要優化的地方；
• 快速設置：設置系統應該只需要幾分鐘，而不是幾個小時；
• 低維護：該系統可幫助你更快地工作，只需最少的時間即可使用，使用起來越順滑越好；
• 適合工作風格：一個好的效率系統能夠支持你想要的工作方式，而不是反過來；它也應該很容易適應多種類型的工作方式；
• 適應性強：易於為不同的人調整，任何人都可以添加他們喜歡的生產力技巧；這一點對團隊使用尤為重要；
• 易於協作：很容易擴展成多人使用的系統。

結合一些效率技巧

一旦你建立了你的效率系統，你就可以查看事物的微觀層面，並開始將一些效率技巧和規則融入其中。

如果將效率系統比作計算機或手機上的主要操作系統，內置的效率技巧就是裡面的應用程序。他們應該充分利用操作系統並改善你的工作體驗。

我列出一些我最喜歡的靈感來源，但你可以自行研究並整合喜歡的方法：

• 2分鐘法則：如果一件事可以在兩分鐘內完成，那就去做；如果某件事需要超過兩分鐘，稍後啟動。
• 番茄工作法：可以隻在一天的某個時間段使用。我一般在早上使用番茄工作法，在做其他事情之前先寫兩個「番茄鐘」 ；如果使用得當，這是一個非常有效的時間管理技巧。
• 飛行模式：在進行深度工作時保持手機處於飛行模式；你還可以創建規則，例如在晚上 9 點到上午 11 點之間將手機保持在飛行模式。
• 無通知：關閉手機、平板電腦和計算機上的所有通知。
• 80/20規則：我在前文提到的照片整理時使用了此規則，始終專註於為你帶來80%結果的20%部分。
• 正向激勵：通過將它們與你真正喜歡的東西配對來完成沉悶的任務，例如在回復客戶支持電子郵件的同時收聽最喜歡的播放列表。
• 批量處理：批處理需要類似思維方式的類似任務，可以在不丟失工作流程的情況下高效地處理多個任務，例如一次處理所有電子郵件、電話和其他通訊或同時更新多個相幹工作表。
• 使用帕金森定律：減少完成任務的可用時間，做起來會更快。
• 在周末做計劃：在周日計劃即將到來的工作周。

找到真正的任務

是時候進入有效時間管理的下一步了：找到你真正的任務。

即使在清除了所有對目標沒有貢獻的任務之後，仍然有很多項目需要完成。但並非所有任務都是平等的：我們需要根據重要性和緊迫性來評估它們。只有緊急和重要的任務我才稱之為「真正的任務」。

使用「四象限工作法」這種技巧來找到真正的任務：將所有任務的列表填入到這個矩陣中。

模板庫中的「四象限法則」模板

這個矩陣的厲害之處在於它可以用於廣泛的時間規劃（「我這周應該怎麼做？」）和較小的日常計劃（「我今天應該做什麼？」）。

緊急且重要的任務是需要處於反應模式並為長期目標做出貢獻的事情：

• 一封來自老板的關於你正在負責的項目的重要電子郵件；
• 打電話給大客戶以完成銷售目標；
• 在線撰寫和發表文章。

同時，緊急但不重要的任務仍然有助於你的目標，但主要是過程的一部分。

每天早上使用四象限矩陣（或者更好的是，在前一天做你的待辦事項）作為一種有效的時間管理工具來幫助你質疑什麼是你的目標，什麼不是你的目標。

高效委派

是時候進入構建效率系統的最後一步，也是最困難的一步：有效委派。

以下是我多年來在有效委派方面學到的一些東西：