解決好這幾個問題,你的工作效率能提升40%

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——特別愛你們的安小培

經常有人感慨:要是我的執行力能有規劃能力的一半,早就成功了。其實也不難,有效提高執行力,你需要本文這幾個技巧。

作者:Lachel 來源:L先生說

(ID:lxianshengmiao)

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下面這些情況,你應該遇到過。

  • 設置好了deadline,卻總是等到前一天才開始動手;

  • 整理了一堆待辦事項,卻每天都看著它們在「過期」里面發呆;

  • 明明告訴自己,今天有一堆事情要做,到了晚上,卻發現這一天什麼都沒幹;

  • 終於開始幹活了,卻管不住自己的手,過一會就打開了知乎、微博、朋友圈……

沒關係,這並不是你的錯。

實際上,這樣的問題,許多人都會遇到。

經常會有人感慨:要是我的執行力能有規劃能力的一半,早就成功了。

想一想,你每天真正用在執行上面的時間有多少?70%?50%?

對很多人來說,這個數字也許還要更低。

許多成就斐然的人,未必比你我聰明,也未必比你我勤奮,更多時候,只是因為他們自我控制的能力更強,能夠把更多的時間和精力用在執行上罷了。

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如何才能像他們一樣,提高自己的執行力呢?

1. 分解,再分解——你真的明白你要做什麼嗎?

很多時候,我們的執行力低,其實是一開始就出了問題——我們在制定計劃的時候,並不真的明白自己想做到什麼。

舉個簡單的例子:

  • 每天背單詞;

  • 每天用30分鐘背單詞;

  • 每天用30分鐘,通過某單詞 APP 背50個單詞;

這三種計劃,哪一種更好些?答案是顯而易見的。

同樣,「每天健身1小時」就比不上「每天用1小時,無氧運動4組,每組5分鐘,再慢跑半小時」。更具體一點,你還可以列出每一組無氧運動的類型(伏地挺身、深蹲……),每一組應該做到多少下,等等。

簡而言之,計劃要分解到基本步驟,達到「看到計劃,不用動腦就能立刻執行」,才能起到真正的效果。

如果我想提高英語閱讀能力,寫「每天閱讀英語30分鐘」,可以嗎?不夠好。因為我們的選擇太多了。

  • 選擇《華爾街日報》《紐約時報》還是《經濟學人》?

  • 閱讀國際版、中國版還是經濟頻道?

  • 閱讀長文章還是短文章?

  • 是深入閱讀、摘出所有不懂的單詞並搞懂,還是泛泛讀一遍?

諸如此類。

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當你開始執行的時候,如果還要費勁去思考這些問題,執行效率怎麼可能高?

許多時候,正是這些無謂的操作步驟和思考過程,大大地降低了我們執行計劃的動力。

「思考」和「行動」,對大腦來說是兩套截然不同的工作。當我們準備行動時,我們的大腦會為行動做好準備,這時,如果讓「思考」橫插一腳,就相當於被迫脫離「行動」狀態,重新回到「思考」狀態,然後再調整回來。

顯然,這會大大影響我們的專注。

好的計劃應該是這樣的:在規劃階段,做好詳盡而細致的安排,執行時,無論處於什麼情況,都可以立刻著手操作,無需再進行任何思考。這樣才能確保每次執行的高效。

另一方面,將計劃分解到基本步驟,減少執行過程大腦的加工參與,讓它成為一個下意識的行動,也可以起到另一個作用:

減少我們對不確定預期的焦慮感。

我們總是很容易感到焦慮。其實,焦慮是怎麼來的?正是由於對預期不確定,而自己又沒有方法可以減少這種不確定,這才導致了焦慮。

你有沒有過這樣的體驗:在執行計劃的時候,總是容易走神,擔心自己做不好、無緣無故出錯、走彎路、拖延太多時間……諸如此類。這些,都是焦慮的體現。如果放任這些念頭不管,它們就會對整個執行過程造成干擾。

怎麼解決這個問題呢?最好的辦法,就是在規劃的時候,把一切都準備好,這樣,等到執行時,就可以直接行動,不需要再進行思考、分析、安排,也就大大減少了讓自己產生焦慮和雜念的機會,變得更加專注。

所以,下一次在制定計劃的時候,可以這樣檢測一下:

  • 你的計劃夠不夠明確?

  • 具體到每一個詳細步驟了嗎?

  • 每一次執行是否可以重復,還是要重新設置?

  • 如果遇到問題可以怎麼辦?

把這些都考慮好,作出詳細的描述,寫下來。這才是一個真正有可行性的計劃。

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2. 觸手可及——離你的目標再近一些

對於一些重復性的任務,如果很難堅持下去,該怎麼辦呢?

傳統的想法,是利用意志力,強迫自己堅持執行。但這樣做,很容易產生厭煩和抵觸情緒,最終的結果,就是將你對這件事情的興趣消磨殆盡。

更好的方式,是順應自己的情緒和狀態,同時營造一個良好的條件環境:當你產生意願時,可以毫無阻力,立刻著手去行動。

為什麼這樣說呢?

做任何一件事情,都可以看作「動力」和「阻力」的角力——當一件事情的動力超過了阻力,我們就會去做;反之,我們就傾向於不去做。

「動力」包括哪些呢?物質獎勵,精神上的滿足感,成就感,對他人施加影響的權力感,對不良狀態(比如掛科)的規避,對預期的樂觀信念和強烈需求,諸如此類。

「阻力」包括什麼?自己的體力投入,時間投入,精力投入,其他事情的即時反饋、感官愉悅,等等。

當阻力超過動力,我們就很容易裹足不前。這時,即使用意志力強迫自己去行動,也多半會事倍功半。

所以,一個有效的方法,是盡最大可能減少阻力,以期當我們的狀態位於高點時,可以用最短的路徑去進入狀態。

簡單來說,當你做好計劃之後,想一想:

  • 按照這個計劃操作時,需要經過什麼樣的步驟,需要用到什麼材料?

  • 這其中,有哪些步驟可以提前準備好,哪些材料可以放在最順手的地方?

盡量把這部分工作在規劃的時候搞定。這樣一來,當你準備行動的時候,你隨手就可以拿到需要的東西,立刻開工,杜絕一切不必要的拖延和低效。

舉個例子:如果你突然之間產生興趣想去跑步,二跑鞋、運動服、腰包放在衣櫃里,你需要打開衣櫃,從舊衣服里把它們翻出來,是不是就感覺沒那麼有動力了?

而如果它們就掛在門口的衣架上,挑逗著你的視線,結果是不是會完全不一樣?

如果你喜歡讀書,你就應該把書放在你觸手可及的地方,隨時可以抓起一本來看。節省去書架上翻找的時間。

如果你想鍛煉寫作,就找一個運行最流暢的軟件,放在桌面最顯眼的位置。節省找到軟件、打開的時間。

不要小看這幾秒鐘,很多時候,正是這不起眼的幾秒鐘,導致了這樣一個簡單的念頭:「下次吧。」

而反復多次的「下次」,積累起來,就是質的區別。

簡化一切操作的步驟,讓自己可以第一時間、下意識地進行行動,是培養良好習慣最核心的方法。

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3. 問自己一個問題,再試著解決它

「問題導向」是我在工作中,經常向團隊夥伴普及的一個思維方式。

如果你的計劃是學習一個新領域,但卻不知道從何入手,那麼,給自己設立一個問題,再試著想辦法搞懂它,是一個行之有效的方法。

舉個例子,比如你計劃在三個月內初步弄懂西方藝術史,但是你對此一無所知,怎麼入手呢?如果從最基本的通史和概論翻起,也許很容易就會失去興趣,難以堅持下去。這個時候,你可以根據自己的興趣,設定幾個問題:

  • 如何正確地鑒賞一幅畫?

  • 印象派的歷史、風格、特點和地位是什麼?

  • 什麼是現代藝術和後現代藝術?

  • ……

以興趣為原則,提出問題之後,再自己去請教別人、搜尋資料、進行對比閱讀、提煉觀點,最後歸納整理,試著給出一個自己的回答。

在這個過程中,你勢必會碰到許多不理解的名詞和術語,盡力去把它們弄懂。由於有一個問題作為引導,而這個問題又是自己感興趣的,那麼,你的興趣會被一直調動著,也會有更多的動力去攻克這些疑難。

當你解決這個問題之後,你會發現,你通過弄懂這個問題,實際上揭開了整個「西方藝術史」的一部分——盡管可能只是很小的一部分,但也足夠使你打下根基了。下一步,就是繼續提出你感興趣的問題,繼續攻克下一個問題。

無論學習什麼領域,這個方法都是適用的。

同樣,在執行計劃時,你也可以不斷地向自己發問:

  • 這樣的流程規範嗎?

  • 這樣的操作高效嗎?

  • 這樣的解決方案合理嗎,有沒有更好的可能性?

  • 這樣的結論全面嗎?有沒有反例?有沒有特殊例子?

  • ……

諸如此類。

本質上,這是利用好奇心和內在驅動力,推動自己向目標前進。這樣一來,執行效率和續航能力,都會得到極大的提升。

這個過程中,最忌諱的就是心氣太高。不用著急,慢慢來,循序漸進。一旦制訂好了計劃,就不要輕易地去變動它。

採用問題導向的思路,根據問題來組織目標,制訂規劃,你會發現,原本覺得難以入手的計劃,突然就變得簡單了許多。

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4. 先設立一個小目標,然後完成它

我在以前的文章里寫過:使我們對工作產生興趣,並且樂在其中的,是什麼呢?是薪水嗎?

不是,薪水只是一個「保健因素」:它可以使我們不討厭工作,但沒法使我們熱愛工作。

真正使我們對工作產生熱情的,是成就感。

成就感會讓你強化自己的存在感,體會到自身的價值和意義。對我們的大腦來說,成就感,是最有效率的一種激勵方式。

在計劃的執行中,我們也可以依此照辦。

如果你的目標過大,計劃過於長遠,那麼,很容易令人產生畏懼和抗拒,因為會有一種「再怎麼做也望不到頭」的不確定感,從而產生焦慮。這個時候,你可以試著把計劃分解成一個個小目標。目標之間環環相扣、彼此遞進,完成一個小目標後,就激活下一個小目標,繼續攻克它。

這樣一來,每一次完成一個小目標,都是對自己的一個正反饋。它會激活大腦的「獎賞機制」,從而使我們充滿動力和熱情。

學過編程的朋友都知道,任何一個編程的教程,都不會機械地向你灌輸代碼知識,而是通過一個個實際案例:這周完成一個簡單的小程序,下周加上一個功能,下下周做到更複雜的功能,下下下周再把UI完善……

直至程序全部做到,這些知識也已經牢牢地烙印在了你的記憶里。

這就是利用「成就感」和「s目標」的機制,不斷地催發我們對執行計劃的興趣和熱情。

每一個新功能的做到,既是一個小目標的完成,又讓我們獲得了充盈的成就感,從而產生強烈的想進一步探索的渴望。

這些小目標應該滿足什麼條件呢?

1. 目標的頻次,設定在 1 – 2 周。既不會太頻繁,又能有效看到成果。

2. 目標的難度,應該是稍稍高於你的正常能力,這樣一來,才能激發你付出更多的努力。

3. 目標之間,應該是有關聯的,最好是依次遞進。

合理運用目標的分解進行激勵,你會更容易進入「心流」,讓計劃的執行變得再無障礙。

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5. 內在驅動力:這真的是我想做的事情嗎?

其實,說了這麼多,最重要的,還是你自己的心態:

這真的是你發自內心想去做的事情嗎?

無論你採用什麼樣的方式,最有效的內在驅動力,是你自己的渴望。只有你真正覺得有意義的事情,你才會有更強的動力去完成。

所以,找到自己的興趣點,以此為基礎設定目標和計劃,並且在其中找到長遠的意義,這才是提高執行力最好的方法。

不要太在意外界的影響,重要的,是直問自己的內心:我想成為一個什麼樣的人?對我來說,什麼才是最重要的?

共勉。

©作者:Lachel,互聯網經理人、高效管理達人、知乎8萬關注、24萬暫作者。36氪、插坐學院特約作者。公眾號:L先生說(ID:lxianshengmiao)

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