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最近三茅網上有一位HR朋友在後台吐槽：在公司負責人事工作，最近行政專員離職，老板為了節約成本，將行政工作直接交給我負責。行政工作雖然不多但非常繁瑣，每天都是處理一些雞毛蒜皮但又十萬火急的雜事。一心想在人事上好好發展，可是行政工作加過來後，感覺工作重心都變了，也沒精力專研原本的工作，每天的時間都花在事務性工作上。好幾個月過去了，感覺心里還是無法說服自己接受行政工作。關於HR幹行政的活，小編有幾點想跟大家分享一下：
01
表面看似很容易，幹好行政不簡單
相信在很多人眼里，行政工作在一個公司里面就是打雜的、含金量遠不如HR工作，但是，但是需要明確一點——行政怎麼能是打雜的呢？做行政很難，做好的行政比做好的HR是難上加難，
「如果把人力資源工作比作水，那行政工作就是空氣。」空氣無處不在，離了空氣，人就無法生存。行政工作真的不是簡單的打雜，不要把行政工作看輕。市場上，好的人力總監易得，好的行政總監難求。
舉個例子：
1、明天我們一個重要客戶要來公司對我們公司做盡職調查，從早到晚一系列會議、用餐等行程安排；
2、下周一瑞士客戶要來華訪問定房、接機事宜。
通常會議準備、訂房訂酒店這些應該是行政助理的工作內容，但是因為重要性，而且這兩件事今天必須都要完成，所以行政經理Grace就親自上陣了，她為這兩件大事忙了一天，她的解決方案如下：
明天會議準備：
1、首先協調公司各業務部門，告知大家明天公司會有重要會議安排，一樓、三樓的大會議室行政部都要征用，配合公司盡調，語氣溫柔，曉以利害，得到了各業務部門的一致支持。
2、預約好明天一天視頻會議，安排IT工程師調試設備，確保北京總部與深圳、重慶、矽谷、紐約之間視頻信號通暢，設備沒有問題，以便盡職調查視頻會議室技術設備都可以支持，來做盡職調查的公司可以實時跟深圳、重慶、矽谷、紐約的同事提出問題。
3、將會議安排更新給深圳、重慶、矽谷、紐約辦公室同事，提醒各位相關同事根據盡調清單準備好相關文件，並排開時間按會議議程安排準時參會。
4、今晚外地合夥人到京、盡調公司到京，安排司機接機並告知司機預定好的酒店。
5、用餐安排：通知送餐公司，明天中午安排工作餐盒飯——按照餐標確定菜單；晚餐在外面餐廳用簡餐，用餐餐廳位置預定。
6、會議資料列印：通知北京公司各支持部門、各項目團隊，列印相關項目資料，明天參會時攜資料參會。
瑞士客戶接機、住宿安排：
因今天早晨業務團隊Vivian才最終與瑞士公司確定來華訪問行程，因此Vivian告知Grace的時候，距離下周一的時間已經沒幾天了，因為我們公司處在北京的東三環，現在又是暑期旅遊小高峰，所以Grace的擔心是沒房。
果真Grace打給凱賓斯基酒店訂房的時候，對方答復下周一已經沒房了，Grace再致電威斯汀、四季酒店，把客人人數——5位客人、入住時長以及中間客人會離店一天再入住的情況報給威斯汀、四季酒店的時候，兩個酒店表示了為難，因為連續入住五晚兩個酒店是可以保證大床房有房的，但是中途客人離店一天再回來入住，兩個酒店就無法保證第二個入住還有上述房間數。
Grace分別跟兩家酒店都通過電話開了短會，最後得到的方案是這樣的：
兩家酒店都願意免費為兩撥客人升級成行政樓層的大床房，這樣可以保證按照客人要求，兩次入住都有房——畢竟客人中間會退房一次離開北京再入住。
當Grace下午的時候把結果告訴Vivian的時候，Vivian表示感激——雖然是客戶自付費，但是這種安排，貼心、到位。Vivian把郵件發給瑞士方面，很快決定了入住四季酒店。
通過Grace的例子可以看出來，好的行政管理支持工作，不僅可以提升自己在公司里的人氣，最重要的是可以跟各個業務部門搞好關係，畢竟行政是做後勤服務、支持的，服務提供好了，客戶滿意度自然就高，業務部門在支持HR方面工作——比如支持內部培訓出講師、候選人內部推薦方面會給予方便。提前積累行政管理經驗，職業發展到高層也不會有外行主管內行之嫌。
02
行政也可以分模塊
很多做行政的小夥伴認為人力資源好，有含金量。殊不知，行政也可以模塊化管理啊。
一般流行做法是把行政工作分為如下幾個模塊：
1、會務外聯管理模塊：秘書（助理）服務、會議管理、公文撰寫、公共關係等；
2、資產採購管理模塊：資產管理、採購領用、辦公設備管理等；
3、文印資質管理模塊：發文公告、印鑒管理、資質辦理、信息管理等；
4、檔案資料管理模塊：檔案管理、資料管理、圖書管理、企業證書管理等；
5、流程制度管理模塊：流程建設、制度管理、經營計劃、目標責任簽訂等；
6、後勤安保管理模塊：車輛管理與調配、安全管理、訂餐（食堂）管理、裝修管理、工位管理、鑰匙管理、名片印制、衛生事務、接待預定服務、報刊信函收發等。
其實怎麼分，仁者見仁，智者見智。一般行政部掌握著公司的印鑒、用章，這樣的核心管理，怎麼能說行政部門是「打雜」的？這真是比竇娥還冤。經歷了那麼多公司，可沒見過把印鑒管理放在人力資源部的。
大多公司行政部沒有這麼多的工作內容，但是，完全可以作為行政負責人把公司的行政工作模塊化、流程化、制度化。不善總結、復盤，永遠只能是做重復性的工作，難以在本質上提升自己的工作水平。行政工作態度是第一位的，但是該有的結構性思維是更重要的。
03
穿別人的鞋、走自己的路，讓別人哭去吧
如果自己對自己的職業生涯有要求、有規劃，收起自己的抱怨，安心自己的工作——先把公司的行政、人力工作都做好，積累經驗。
老板既然讓你來負責行政工作，如果做的好，而且也在管理上面對行政、人力工作進行梳理，使這兩方面工作都模塊化、流程化、制度化，相信題主的升職、加薪會指日可待。
未來行政、人力做的很優秀，你在同一時間內，積累了人力、行政的工作經驗。將來有一天，當有的公司對候選人的要求是要有行政、人力管理經驗的時候，這段經歷將會成為加分項。對於單純只有HR工作經驗的候選人來說，這種機會，HR們就只能擦肩而過了——這就叫「穿別人的鞋，走自己的路，讓別人無路可走吧」。
版權聲明：叢曉萌三茅人力資源網專欄作家，工學學士，人大MBA，一級人力資源管理師、二級心理咨詢師。房地產行業十二年人力資源管理經驗，金融行業五年人力資源管理經驗，現任北京某金融機構人力總監；由三茅網原創發布，；如需轉載請聯繫微信：xiaoweiwu123.