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作者：黃蘭蘭
來源：環球人力資源智庫（ghrlib）
年底，作為HR管理者非常地忙碌，不僅要完成部門及公司目標，還要組織和參與公司各種會議及溝通會。
由哈佛商學院和倫敦政經學院經濟學家完成的一項「CEO做什麼」的研究表明，CEO的大部分（85%）時間都與別人一起度過。他們的工作時間中，開會占去了60%，剩下的25%用來打電話、開電話會以和處理公共事務等。
但相信大家都有共同的體會，很多會議往往是在浪費時間。
普遍對會議的詬病在於「會議時間延遲、會議目的不清、會議後問題依然沒有得到解決…」
這種無效的會議，不僅沒有達到既定的目標，並且困在會議室的這段時間，生產力幾乎為零，時間及機會成本都很高…
雖然這不是管理者想要的，但會議並不能因此而不開，那究竟如何開會，才是最正確的方式呢。
無準備，不開會！
很多時候，會議效果不好，是準備工作沒有做足。
為了尊重別人的時間，提升會議的高效和有效性，提前準備會議方案還是很有必要的。
1.會議時長
會議不是越長越好，人全神貫註的注意力最多只保持40分鐘，所以每一次會議最佳的時長應不超過一個小時。
能一個小時開完的，絕不多開一分鐘。
就像吃東西，吃多少，拿多少，不要往盤子里放太多東西，盡管3分鐘看似不長，但這種壞習慣會導致累計浪費幾個小時，你給自己的時間比原本需要的時間多，就相當於把寶貴的時間都扔掉了。
所以組織者一定要根據會議的主題、目的及發言的人數設置合適的總時長，並且在過程中進行提醒。
喬治.伯思斯說「優質講話的秘訣在於有一個好的開頭和結尾，並讓兩者盡可能地接近。」
2.會議主題及目的
會議的主題務必清晰明確，主題即是本次會議討論的議題，以及圍繞此議題，最終要解決哪些問題，達成什麼樣的目標。
是為了對關鍵事件做出重大決策，還是僅限對某個主題進行討論，是只需在規定的時間內完成任務，還是要在明確的時間點提交意見和結果。
並且，會議主題不宜過多，本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。
同時，讓與會者清楚各自的角色，和需要為此主題做哪些相應的準備。
3.合適的參與人
在會議中經常會出現一些看似相關，其實並不直接相關的人，導致會議延遲和效果不佳。
除了會議發起部門及相關人之外，和此會議有直接利益或後續直接負責此項工作及對接的人員參與，其他如「間接負責的人、或通過部門長即可將工作安排下去的、不需要發言和記錄，未準備充分的人等」其實未必都需要參加。
合適的參與人，既能提升會議的有效性，也是尊重他人的時間。
4.會議的風格
會議風格指的是會議通過什麼樣的形式進行。
是坐著開會，還是站著完成。是用ppt展示，還是直接對話的方式。
能站著就開完的，盡量不要坐著，坐著開會雖然舒適，但會讓與會者忽略時間的流逝。
並且發言的人要站在參會的人群之間，這種暗示會議時間不會太長，可以給大家一種超時的緊迫感，不會持續很久，這樣會更快說到重點。
若不用ppt，可以讓參會的人更能將注意力放在你的身上，也會讓主講人講的更精簡和高效一些。
當你說的內容越少的時候，聽眾反而聽到的內容越多。
5.會議中要各司其職
會議中的每個角色明確分工也是保障會議有效的前提。
誰來發起組織開會更合適；
誰來主講，主講的內容是什麼；
參與的人除了作為聽眾，還需要做哪些事情；
誰來記錄合適，有沒有提前準備好記錄的電子表模板；
清晰的職責分工，可以讓會議更高效，有效地調動各方資源的同時，讓會議更順利進行下去，同時保證最終的效果和目的。
6.提前發布會議通知
這一條也非常的重要。
尤其是和Boss相關，需要其決策的會議，需要做到提前，再提前。
一是老板的時間需要提前預約；
二是若有需要調整的你還可以來得及修改；
三是讓決策人提前清楚他需要做哪些事情，方便你在會議中就重點和其進行溝通。
四是有利於老板後續更快地對你的方案進行決策和給出明確的意見。
尤其是非常重大重要，涉及到多方部門及利益的會議，一份全面細致，準備充分的會議方案是必不可少的，也是會議組織成功的保障。
過程中的時間控制，真的是一種水平！
一個好的會議過程需要抓關鍵點：
一是時間的控制，除了在必要的時間提醒發言的人控制時間和不要跑偏之外，會議的主講人更需重點關注。
這時，會議記錄的人，除了積極傾聽之外，往往也是那個需要做到必要的提醒的人。
會議殺手往往是會議上那個強勢的人，占支配地位，扼殺了會議其他成員相互交流的可能性。
這與其職位、級別和性格有關。
二是每一次只讓一個人發言，或通過發言棒的形式，縮短強勢的這個人的發言時間，總體上讓會議朝著既定的時間進行。
因為你如果什麼都說，那聽眾就什麼都聽不到。
人每天受到干擾的次數是50次，刪除不重要的信息，直接說重點，比什麼都重要。
如果你是那個強勢者，一定要記住，話要說到點子上，而且說完了就要停下來。
因為很多時候，與其說人們關注你說的內容，其實他們更看重你展示的清晰觀點和展露出的自信。
真正有水平的人，都是善於控制的。
會開完了，並沒有真的完！
大多會議現狀是，會開完了，就沒有然後了。
作為會議發起和組織部門及關鍵人，需要在會議結束後做如下跟蹤：
首先要出一份會議記錄。
記錄重點內容，並且在會議結束當天，讓每個與會者確認簽字。
目的一是讓他們再次回顧會議內容；二是了解本次會議後續要做哪些事情；三也是作為公司會議過程資產的管理需要。
如果是需要有具體的行動計劃的，則列明該行動涉及到的內容事項、部門、責任人、完成的時間點、要達到的目的，工作對接誰等等。
其次是會議發起人需要在計劃完成點前進行適當的提醒。
最後是對本次會議和行動計劃做復盤。
完成了，是因為什麼，亮點在哪？沒有完成又是因為什麼，問題出在哪，哪些環節沒有考慮到，後期如何改善等等。
萬達的會議文化是「會後不落實等於會白開」，並且為此專門開發了一個任務追蹤系統，目的是通過量化的指標來跟蹤會議落實情況。
通過對會議的這種事前、事中、事後的管理，形成閉環。
小會議中藏著大智慧，除了提升企業整體的管理效能，也讓管理者不斷地去反思，總結，提升自己的管理能力。
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