倪雲華：為什麼 2/3 的會議都是低效或無效的？

　　今天要和大家討論的話題是管理者經常參與的，但是有時被詬病最多的工作內容—會議。

　　會議是在公司內部用來傳遞、溝通信息以及達成決策的工具。越是高層級的管理者，在會議上花的時間越多。

　　哈佛商學院做了個統計，每周管理者要花18小時以上(1/3的時間)在會議上，但是，眾多的會議並未達到預期的目的，25-50%的會議時間被認為是在浪費時間。人們對開會怨聲載道，認為開會是浪費時間。

　　能否開好會議，是高效管理者和普通管理者之間的區別。

　　因為會議決定了你的執行效率。那我們一起來看看如何能開好一場會議。

　　給大家舉個例子，產品部的小李在吃過午飯後接到了會議通知，這個通知提到了下午2點在二樓會議室開會。

　　小李準時前來開會，看到許多同事都已經在了，包括市場、財務、開發部門的同事。於是小李就問大家這次會議開什麼內容，大家都面面相覷，說都是剛剛接到通知。不一會，業務部的負責人張總來了，說召集大家討論一下這一批產品上市後用戶的反饋和應對，然後花了半小時介紹了目前事情的背景和情況。

　　經過一下午的討論，大家從各自的角度出發提出了很多觀點。會議結束了，第二天小李繼續著手進行了原來的工作，前一天的會議內容就被她拋之腦後了。這是一個非常常見的會議的情形。我們一起來看看這場會議存在哪些問題，還有哪些地方值得提升。

　　第一個嚴重的錯誤和問題，也是多數會議都會有的通病：

　　如果我們開個一小時的會議，從下午1點到2點。這個會議所用的時間資源，也就是所謂會議時長，是一小時。但是這個會議所覆蓋的時間周期可不止一小時。

　　如果想要一個會議有成效，我們必須要關注到會議前與會議後的這兩個重要時間段：

　　一、會議前

　　我們需要做什麼?創辦人想要創辦一個好的會議，在時間條件允許的情況下，要提前24小時給參會人員發出會議的通告，要告訴與會者這次會議的：

　　1、目的

　　2、時間、地點

　　3、需要閱讀的材料和要準備的信息

　　會議是一個特別耗費時間的活動。例如一個一小時的會議，如果有八個人來參加，那麼這場會議不僅僅耗費了參會人員一小時的時間，還等同於耗費了公司八個小時的生產力。因此，對於一個團隊和公司來說，開好一場會議的前提是會議的內容需要集體來交流以及做決策。

　　如果一場會議的目的僅僅是讓參會人了解信息，像這種可以個人完成的任務，就沒必要放在會議上解決了，這是許多會議都會出現的問題。參會人往往在進入會議室之前對本次會議的內容一無所知，以至於一場會議需要占用大量的時間來跟參會人普及背景信息知識。

　　其實，普及背景信息這項工作可以在會議前做，就是把相關信息發給即將參會的人員，讓他們利用好各自的時間來了解這次會議的內容。只有在參會人充分準備的情況下，大家才能在會議的現場有效地交流、做決策，以及最終達成一致的結果。只有這樣，會議才會變得高效。

　　二、會議後

　　當會議開完，會議門被關上的那一剎那，並不代表這場會議的結束，而只是進展了一半，因為會議上達成的決議還沒有開始被大家執行。

　　因此，每場會議後都要得出清晰的會議紀要，明確要達成的目標和要完成的具體任務，以及任務的執行者和完成的時間。

　　這樣的會議紀要要在會議後24小時發給與會人員，並要求相應的與會人員在確定的時間點對會議所要求的事情給予進展的反饋。那麼，這樣的會議才算是畫了完整的句號的會議。

　　對於一場會議來說，重要的不僅是會議的成功舉辦，還要求會議是高效的，並且一定要關注會議前與會議後所要做的事情。除了需要注意會前和會後，會議的舉辦現場，也需要注意一些重要的事項。

　　首先，每一場會議一定要有一個明確的發起者，或者叫做決策者。

　　在一場會議當中，如果沒有決策者和最終的負責人，這場會議就會變成一場漫無目的的空談和討論。因為會議的目的是做出一個決策，以及行動計劃。即便這項決策可能不是最完美的，但這項決策需要有人來拍板。有時候在一場兩個部門之間的會議中，如果沒有一個更高層的角色來參與時，這樣的會議很容易讓大家都以妥協來收場。

　　第二，在會的時間觀念包括參會一定要守時。

　　在會議過程中，對於時間的把控要非常的嚴格。在很多情況下，參會人員會覺得這場會議已經沒有要繼續進行的意義了，但是沒有人宣布會議的結束，所以參會人還得在這場會議中繼續浪費時間。所以，主持人需要能夠把握會議的議程。

　　一般來說，一個會議的議程可以包括以下幾個步驟：

　　表明目的

　　介紹簡要的背景

　　提供決策信息

　　表達觀點

　　達成一致

　　在會議的討論過程當中，要確保每一位角色都能發表各自的觀點，如果你發現某些角色，在整場會議中不需要發表觀點，或是從來都不發表觀點，那麼這樣的角色未來可能就不需要參與這樣的會議了。

　　第三，杜絕在會議當中的小會議和子會議

　　每個人討論的觀點都應該讓所有人聽到，要杜絕他們與身邊的人進行交頭接耳溝通的情況。有時候一場會議會引申出一些新的議題。那這個時候，會議的管理者需要意識到這些問題可能會用一場新的會議來解決，而不應該在這場會議中進行討論解決。

　　第四，要嚴格控制會議的規模

　　通常要求便於管理即可，一般與會者最好不要超過八個人，十個人是上限。

　　在會議的過程當中，盡量保留用於放幻燈片以及用於做記錄的電腦。如果一些人員帶著電腦來參會，這將是一個非常低效的行為，因為經常需要把這些人員重新拉回討論現場。另外微信也是會議效率的殺手，除非有非常要緊的事，或者客戶急需解決問題。否則，一邊開會一邊瀏覽手機將是非常低效的。

　　對於參會人來說，要學會說不。如果覺得這個會議確實不用參與，參會人可以拒絕，而不用勉強去參加一場全程都很討厭的會。

　　成員對於會議的決策可以在會議現場提出不同的意見。但是一旦達成一致，哪怕你有保留意見，也要百分之百的完全執行。

　　有些公司或團隊採用站立式開會的方式也是一種不錯的選擇，至少這樣的會議不會開得很長。

　　下次開會的時候，檢查一下這些點。一個好的團隊管理者，一定是關注細節的。請大家思考一下，你在開會過程有哪些需要改進的地方？

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