致(未來)管理者:其實你可以把所有的工作都變成「好工作」

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致(未來)管理者:其實你可以把所有的工作都變成「好工作」 職場 第1張

本期導讀:

管理者,如果你的團隊陷入了「職業倦怠」,有什麼好的方法可以激發成員熱情?

  • 檢視工作是否滿足員工需要

  • 工作特徵模型,激勵由此開始

  • 利用模型,創造「好」工作

本文是2018年11月推送的第41篇乾貨,計5023字,閱讀時間9分鐘。

文 |Lachel

來源| L先生說(ID:lxianshengmiao)

這篇文章,既寫給正在被工作摧殘的你,也寫給作為管理者的你:

如果你的團隊正在遭受「職業倦怠」,有什麼方法,能盡可能激發大家的工作熱情呢?

01

檢視工作

是否滿足五個核心因子

首先,請思考一下:什麼才是「好」的工作?

你可能會下意識想到:這還不簡單,錢多事少離家近唄。

且不說這種運氣輪不到大多數人,如果你接觸過管理學,一定聽說過赫茲伯格的雙因素理論。這個理論認為,薪水、工作環境等「工作之外」的因素,屬於「保健因素」,而非「激勵因素」。

滿足保健因素,能夠減少員工的不滿,但並不能真的激勵員工。

也就是說:如果你對工作沒有熱情,哪怕給你更多的錢,更好的工作條件,你也不會憑空產生熱情 —— 最多就是「不討厭」。

靠譜一些的答案是:喜歡且有前景的工作。

這是沒錯的,但太可遇不可求了。現實情況是什麼呢?大多數人都不知道自己「喜歡」什麼。就算知道,也往往有現實的阻力,並不是那麼容易做到。

所以,總是有人會問:我也不知道自己的目標,怎麼辦?

而且,每個崗位都要招到「喜歡」的人,太難了。總有一些工作,含金量相對小一些,比較枯燥,或者比較邊緣,要找到合適的人就相對更難 —— 這種情況下,如何才能激發大家的激情呢?

哈佛大學教授 Greg R. Oldham 和 J. Richard Hackman,在上世紀70~80年代,提出了一個經典的理論:工作特徵模型(Job Characteristic Model,簡稱 JCM)。

JCM 認為:影響工作績效和表現的,主要有三種指標,亦即所謂的心理特質。它們分別是:

  • 意義感知:員工在多大程度上,認為工作是有價值、有意義的;

  • 責任感知:員工認為他的付出對工作成果起到了多大的作用;

  • 成果感知:員工在多大程度上,能了解他的成果質量。

基本上,這三項指標越高,員工的工作熱情也就越足,從而,工作業績也就越出色。

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那麼,如何提高這三項指標呢?

JCM 理論提出了5個「核心因子」(Core characteristics)。它認為,正是這5個核心因子的不同得分,決定了三項指標的水平。

1.技能多樣性(Skill variety)

它衡量的是,一項工作需要多少種不同的技能。技能越豐富,得分也就越高。

舉個例子:文字錄入,只需要「打字」一項技能,那麼它在技能多樣性上面的得分就會很低;反之,如果既需要錄入,又需要校對,還需要兼顧排版,得分就會遠高於前者。

2.工作完整性(Task identity)

它衡量的是,你所做的這份工作,本身是自成一個整體,還只是一個更大工作中的一項組成部分。整體性越高,得分越高。

3.工作重要性(Task significance)

它衡量的是,這項工作在多大程度上,是「不可或缺」的。不可替代性越高,得分越高。

4.自主性(Autonomy)

一項工作,你能夠自由決定的地方越多,自主性得分越高。

5.反饋(Feedback)

這里的反饋,不僅僅是上級對員工的肯定或指導,還包括員工在多大程度上,能夠感知到「工作的成果」。

02

工作特徵模型

員工激勵的「指針

那麼,這5項核心因子,是如何影響三項指標和工作業績的呢?

JCM 提出了一個公式:MPS=(V+I+S)* A * F / 3

其中,MPS代表「激勵潛力分數」(Motivating potential score),用來衡量這項工作的激勵效果,也就是最終的分數。V、I、S、A、F分別代表5項核心因子。

用一張圖來表示,就是這樣的:

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可以看到,JCM 認為,

  • 技能多樣性、工作完整性和重要性,共同決定了這項工作被感知到的「意義」;

  • 自主性決定了被感知到的「責任」;

  • 即時和有效的反饋,則決定了員工對成果和成長的感知。

這非常好理解。拿責任感知來說:一項工作,員工自己能把控的空間越少,他就會傾向於認為「這項工作並不是我的,我只是一個執行者」。這會大大降低他的歸屬感和責任感。

同樣,意義感知是什麼呢?其實很簡單,它指的就是,你願不願意向別人介紹你的工作。當聊起工作時,你是覺得驕傲,還是只想匆匆帶過。

所以,如何激勵員工,讓員工能夠開開心心、充滿熱情地工作,對管理者來說,也是一門學問。絕不是空喊幾句口號、搞點活動和團建能解決的。

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03

利用工作模型

把你的工作真正變成「好」工作

那麼,如何應用JCM模型,把你的工作真正變成「好」工作呢?

分享一些我的看法和經驗。

意義感知

JCM 模型把意義感知,分解成技能多樣性、工作完整性和重要性。那麼,為什麼要這樣分呢?這三者有什麼共性呢?

你會發現,它們其實共同揭示了一個趨勢:

從傳統一個人負責一個點的單點模式,過渡到一個人跟進一條線的線性模式。

什麼意思呢?舉個例子,傳統的模式,可能是設置一個個細分的崗位。你進來了,就做這個崗位的職責,不越雷池一步,把你的KPI完成就好。再把所有人的工作通過協作和對接整合起來,產出最終的成果。

但咨詢公司的工作模式是什麼呢?不設具體的崗位,每個人都是顧問(consultant)。進來之後,4~5個人為一組,由一個項目經理帶隊,負責一個客戶,做一個項目。

在項目過程中,整個項目組要承擔從接觸客戶,到溝通需求、明確邊界、項目分解、流程設計、用戶調研、撰寫方案、完成提案等一系列工作。

甚至,更進一步,項目小組中每個人都要參與這一整套流程,沒有誰能固守自己的一畝三分地 —— 最多只是負責的側重點有所不同。

所以,為什麼說咨詢公司鍛煉人?就是因為項目會不斷推動著你,去學習和理解整個流程,掃清自己的盲點。

不僅僅咨詢公司,廣告和公關公司也是如此。無論你原先的技能點是什麼,你都能從項目中得到360度的鍛煉和成長。

這種模式其實一點也不神秘。學過項目管理的朋友都知道,它就叫做項目制(或者矩陣制)。

這種模式本來只流行於精乾的小團隊。不過這幾年,越來越多的大公司(尤其是互聯網公司)開始向敏捷和項目制轉型,對內部進行拆分、重組。

小型化、獨立化、分眾化,正成為企業的發展趨勢。

原因也很簡單:

  • 比起傳統的職能制,項目制能帶給成員更多的陌生挑戰,從而需要他們發揮更多樣化的技能。

  • 項目制能讓成員更多地參與到整個流程中,涉足上遊和下遊,對整個項目會有更深刻的認識,節省大量的溝通和認知成本。

  • 項目制能讓成員從更高的視角,鳥瞰整個項目,從而更明確自己的位置和意義,知道「我為什麼要做這件事」。

你看,這剛好對應了JCM 模型中的 V、I、S 三個因子。

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分享幾個我自己的做法,供你參考。

部門的經營工作,可能會分為5個步驟。傳統的模式,是設置5個小組,每個小組負責1個步驟,分別完成自己的KPI,再整合起來。

這種做法很直觀,很通用,但難免會導致疲勞 —— 因為一直只做重復的事情,也會造成大家各掃門前雪。

我的做法是什麼呢?把部門劃分成若干個小組,每個小組配齊成員,都負責1~5五個步驟。再把經營工作均分給他們。同時,採取自下而上的OKR模式,鼓勵他們提出想法、爭取資源去做到,促成一定程度上的部門內良性競爭。

這種做法比較挑人。但如果團隊都是高成就動機,效果會非常好 —— 因為大家會真的感受到自己的勞力成果,而不只是一個個零件。

這是一個做法。

另一方面,我會鼓勵團隊里的所有人,無論你主要負責的是哪一塊,也不管你的級別、職位,都要盡可能參與到會議中,提出你的想法,甚至參與到團隊戰略、方向的決策之中。

一方面,這能讓信息更加透明;另一方面,也能強化大家的歸屬感,讓每個人感覺到「我是有價值的」,而不是只打一份工。

當然,採取這種做法,對會議的高效和工作的協作,會有非常高的要求。使用立會、敏捷管理工具、團隊工作日志,會有一定幫助。

採用這種模式,最大的好處在於:你再也不需要「推動」大家去做事情。因為大家會自然而然地「認領」自己的職責和工作,並在這個過程中感受到愉悅感和成就感。

這大概就是工作的意義吧。

責任感知

什麼叫責任感知?簡而言之,就是一種價值感和存在感:

  • 我所做的事情是否是有價值的?

  • 這項工作是否需要我,而不是其他人?

很多剛轉型的新手主管,容易犯的錯誤是什麼呢?「你這樣做不對,來來來,我做給你看,應該是這樣的……」

這種模式當然更高效,但長期來看,它非常容易出現這種結果:讓員工覺得自己只是老板的一只手,是老板在操控我做事情,而不是我自己在做事情。

在這種情況下,執行的是「我」,還是別人,是無關緊要的。甚至我這個位置,也是無關緊要的 —— 反正一切都是老板說了算。

所以,JCM 認為,如何提高員工的責任感知?最關鍵也最有效的,就是提高員工的「自主空間」,讓員工可以更自由地掌控自己的工作。

簡單來說,主要就是這三點:

  • 我能否決定我要做什麼?

  • 我能否決定自己的目標?

  • 我能否決定怎麼做?

這當然不是說自由放任,而是保持好一種平衡。

如何在掌控方向的基礎上,更大限度地放權,同時又加以適當引導,讓員工能夠從中得到成長,這是一門非常複雜的技巧。

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那麼,如何提高工作的自主性呢?

  • 往大里說,從戰略上,就要爭取「目標一致」。

也就是說,團隊的大方向,管理者的目標,以及團隊夥伴的個人目標,這三者的朝向越一致越好。

只有在這種情況下,大家才能真正沉下心來做事情。

  • 從技巧上說,你可以更多地試著去引導和提問,而不是去指揮。

舉個例子,我會經常對團隊夥伴說:

你思考一下,這兩個事情哪個優先級更高?為什麼?把你的想法闡述出來。

如果你覺得它優先級更高,那麼你就需要去爭取資源。怎麼做?怎麼說服別人?你可以試著出一份方案。

諸如此類。

這樣的好處是,你是真的在讓員工思考,而不是讓他在執行你的意志。他會得到更多的鍛煉,也會對自己的執行更上心。

很多人總是有一個思維,覺得事情不按他們的走向走,員工的思路跟他們不一樣,就是犯錯。他們害怕犯錯,因而恐懼這種放權的模式。

但如果一切都要在自己的指揮之下,那你自己幹就好了嘛,幹嘛還要組建團隊呢?

要記住,你是沒法永遠陪伴一個團隊的。你要做的是定規矩,制訂原則,把控大方向,至於具體怎麼做,多信任你的夥伴,也多給他們一些發揮的空間。

成果感知

最後一點,就是員工能否明確地認知到「我做得怎麼樣」「可以如何提升」。

前文已經講過,這主要分為兩部分:

  • 一部分是主管對員工工作的反饋、讚賞、批評或者勉勵,它屬於「人」的部分;

  • 另一部分是員工能否直觀地「感觸」到自己的工作成果,這屬於「事」的部分。

著重聊聊後者。它需要的是什麼呢?一個良好的「反饋回路」。

舉個例子:

小布偶寫了一條廣告文案,客戶拍板通過,兩天後,文案發了出來,消費者立刻能在APP里、朋友圈、微博上看到。

於是,小布偶能及時看到這條文案的效果,看到消費者的點擊、評論、轉化,也能把它跟以前的文案做對比,找出優劣之處 —— 這就是一個非常短且高效的反饋回路。

反之,小折耳做了一個創意。這個創意先到同事那邊討論,再由別的同事補充成策劃案,再經過幾輪評審,客戶改動幾次,加了一堆東西,又自己搞了兩個月,中間也不聯繫。最後,活動落地了。

這種情況下,這個活動跟小折耳還有多少關係?小折耳從中又能得到多少激勵和反饋呢?

這就是一個不健康的反饋回路。

所以,如何讓員工從反饋中成長?原理非常簡單:構建盡可能短的反饋回路。

針對員工每一個具體的產出,都要明確地讓他知道:哪里好,為什麼好;哪里不夠好,為什麼不好。如果能夠拿得出數據和客觀事實,那更好。

這樣,才能讓員工從中學到東西,根據你的引導,去調整自己的目標和工作方式。

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如果一個項目本身非常複雜,歷時又久,環節又繁瑣(就像前面小折耳的例子),怎麼辦呢?那就盡可能地「截斷」它。

在整個項目流程中,插入更多的「反饋」,把它變成由一個個「短反饋回路」組合起來的大回路。

可以考慮兩個技巧:

1.對任務進行分解,並設定明確的量化標準。

每個人負責哪一塊任務?對任務的成果用什麼標準打分?如何判定它好還是不好?修改意見是什麼?

明確下來,最好能夠書面化成模板,並進行填寫。

2.讓溝通和反饋真正落實起來。

任務以什麼樣的頻率定期匯報?哪些人需要知悉並跟進信息?多長時間內需要給予反饋?

事先做好規劃,記錄到任務清單,並安排專人負責「溝通」本身的落實。

尤其是第二點,很多人並不是不懂,而是懶得做。

收到材料永遠不會說一句「收到」;

有意見不會公開溝通,而是跟隨便哪個人聊兩句,導致信息不透明;

收到東西看了一眼覺得還行,就往上級一丟,也不管對方還在等消息;

明明制定了流程,不嚴格執行,一份文件交上去,過了半個月沒消息,找了幾天才發現躺在某個人的硬碟里積灰……

很多人不重視這些細節,但正是這些看似無足輕重的小事,不斷消磨著團隊的耐心和熱情。

不要讓你的團隊失望。

員工和老板永遠不是對立的。對你的團隊好一些,大家也會對你好一些。

結語

這篇文章講管理,但又不僅僅是管理。

我希望,不論你是勞心勞力的管理者,還是正在為工作焦頭爛額的執行者,都能從中得到一些啟發。

工作並不是一個好東西,我們都向往自由,向往不用工作。

但既然短期內做不到,何不讓每天這8~10個小時,過得更愉快一些呢?

本文來源於L先生說(ID:lxianshengmiao)。文章僅代表作者個人觀點,不代表「培訓雜誌」立場。

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►關於作者:Lachel,25萬關注的高效思維達人,知識管理專家,多家媒體專欄作家,36氪年度優秀作者。公眾號:L先生說(lxianshengmiao) 。

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